Курс для бухгалтеров: Как работать с системой учёта Poster
Если вы еще не работали с Poster, этот курс поможет вам освоить основы. Познакомитесь с возможностями, которые предлагает Poster для эффективного ведения бухгалтерии в вашем заведении.
Шаг за шагом разберем разделы админ-панели, чтобы вы могли быстро и уверенно использовать функции Poster.
Знакомство с Poster
Poster — это украинская экосистема удобных облачных решений для автоматизации HoReCa. Она охватывает кассовый учёт, управление складом, аналитику продаж и возможности для бухгалтерского учёта.
Вся работа заведения настраивается в админ-панели: создаём меню, добавляем поставки, просматриваем финансовые отчёты, управляем показателями заведения. Обычно с админ-панелью работают владелец, управляющий, бухгалтер и финансист.
Официанты или кассиры работают с кассой Poster. Это приложение, где они добавляют товары в заказ, делают скидки гостям, принимают оплату и проводят продажи.
⏰ Длительность — 10 минут
Как Poster упрощает работу бухгалтера?
Автоматизация отчётности
Poster генерирует ежедневные, недельные и месячные отчёты, такие как P&L и Cash Flow. Это позволяет мгновенно получать информацию о финансах заведения.
Контроль кассовых операций
Все продажи фиксируются на кассе и синхронизируются с админ-панелью, что обеспечивает точный учёт средств и соблюдение налоговых требований.
Синхронизация данных
Все данные синхронизируются в режиме реального времени и сохраняются в статистике. Это позволяет быстрее исправлять расхождения, просматривая историю чеков и транзакций.
Интеграция с другими системами
Poster легко интегрируется с бухгалтерскими программами, такими как Webkassa, что поможет сэкономить на покупке фискального регистратора и фискализировать чеки без лишних шагов.
Настройка доступа
Перед началом работы обратитесь к владельцу заведения, чтобы получить персональный доступ к программе Poster. Это позволит вам работать в системе, просматривать и создавать отчёты.
Дополнительные доступы не требуют смены тарифа или обновления лицензии — всё включено в подписку. Для доступа в админ-панель скажите владельцу или управляющему свою электронную почту и придумайте пароль.
⏰ 20 минут на настройку
Добавьте должность «Бухгалтер» →
Урок 1. Разделы админ-панели
Погружайтесь в материал о работе бухгалтера с Poster. Переключайтесь между вкладками ниже, смотрите видео и изучайте админ-панель.
Меню — это основа ресторанного бизнеса. В Poster можно работать с техкартами и полуфабрикатами, учитывать потери при обработке продуктов, учитывать добавки, например, стоимость дополнительной порции сыра в пицце.
Работайте с меню, чтобы повышать прибыльность заведения: контролируйте себестоимость, меняйте цены и проверяйте ABC-анализ.
⏰ Длительность видео — 8 минут
Контролируйте складские запасы и списания продукции. Проверяйте закупки, проводите инвентаризации и получайте актуальную информацию об остатках товаров.
Анализируйте расходы для финансовой отчётности и оптимизируйте закупки, чтобы избежать заморозки средств в избыточных запасах.
⏰ Длительность видео — 5 минут
Ведите учёт доходов и расходов ресторана прямо в Poster. Контролируйте кассовые операции, включая работу с вебкассой и Kaspi, чтобы обеспечить соответствие законодательным требованиям и избежать расхождений в отчётах.
Управляйте банковскими счетами и денежными потоками для поддержания стабильной ликвидности, своевременных платежей и рационального использования средств заведения.
⏰ Длительность видео — 4 минуты
Автоматически рассчитывайте налоги, анализируйте статистику продаж и отслеживайте прибыльность и рентабельность заведения. Составляйте финансовые планы, оценивая P&L и Cash Flow, чтобы своевременно выявлять финансовые риски, планировать развитие и обеспечивать стабильное движение средств.
Оптимизируйте расходы и корректируйте ценовую политику для достижения лучших финансовых результатов.
⏰ Длительность видео — 8 минут
🏄🏻♀️ Практическое задание. Проверьте, как настроены финансы в админ-панели вашего аккаунта: созданы ли счета и привязаны ли они к заведению, а также совпадают ли балансы. Если балансы не совпадают, приведите финансы в порядок →
Урок 2. Касса и кассовые смены
Когда вы работаете бухгалтером в ресторане, один из важных процессов, за которым вы следите, — это кассовая смена. Но что это на практике?
Начнём с основ: все официанты, кассиры и администраторы зала работают с кассой Poster.
Касса — это приложение для продаж на планшете, смартфоне или компьютере. На кассе открывают кассовую смену, проводят продажи, оформляют транзакции, бронируют столики, закрывают смену.
В заведениях, работающих с кассой Poster, можно настроить фискализацию — принимать наличные и безналичные платежи, печатать фискальные чеки, снимать отчёты и автоматически передавать данные в налоговые органы.
Настройте фискализацию
Если у вас этот процесс ещё не настроен, подключите фискализацию в соответствии с требованиями законодательства:
🇰🇿 Работаете в Казахстане, подключите Webkassa →
🇺🇿 Хотите фискализировать в Узбекистане, работайте с E-POS →
🇰🇬 Если вы в Кыргызстане, настройте интеграцию с NewCas →
Просматривайте кассовые смены
Кассовая смена — период работы на кассе, во время которого кассир регистрирует все продажи, возвраты, внесение и изъятие наличных. Когда кассир открывает смену, это означает начало нового финансового цикла, который должен завершиться закрытием смены.
Настройте процесс работы с кассой
Открытие и закрытие кассовой смены — ежедневная операция, от которой зависит точность финансового учёта. Корректно проведённая смена гарантирует, что все наличные и безналичные оплаты за день зафиксированы.
Вам как бухгалтеру важно:
- Следить за своевременным открытием и закрытием смен.
- Проверять итоги смен в отчётах: наличные, терминал, инкассации, возвраты.
- Сравнивать данные системы с фактическими остатками.
- Анализировать отклонения и выяснять причины вместе с управляющим или кассирами.
Особое внимание уделяйте действиям кассиров — насколько точно они фиксируют оплаты, нет ли пропущенных чеков или ошибок в методах оплаты.
Чтобы лучше понять, как работает кассовая смена в Poster, посмотрите короткое видео с примером открытия, продаж и закрытия смены.
⏰ Длительность видео — 10 минут
Пример работы с кассовой сменой:
Ресторан открывается в 10:00, администратор приходит на работу, входит в приложение Poster, пересчитывает разменную монету и открывает смену.
С этого момента все операции в системе фиксируются в рамках этой смены.
В течение дня официант принимает платежи, выдает чеки и ведет учет средств.
Все это записывается в системе. Представим, что общая сумма продаж составила 600 000 ₸, и из кассы взяли 50 000 ₸ на мелкие расходы.
В конце дня, в 22:00, администратор завершает свою работу, подводит итоги и закрывает кассовую смену.
Poster формирует отчет, где указывается, сколько денег было принято, сколько выдано, и сколько осталось в кассе.
На следующий день или в течение недели вы просматриваете, что происходило в течение смены.
В админ-панели проверяете соответствие данных и фиксируете все финансовые операции для дальнейшего учета.
Вовремя исправляйте ошибки
Нестрашно, если появляются расхождения во время работы заведения. Главное вовремя их обнаружить и исправить.
📌 Сохраните подсказки, чтобы в случае расхождения инструкции были рядом:
Что делать, если смену открыли с неправильной суммой →
Урок 3. Учет продуктов и себестоимость
Учет продуктов — важная часть работы ресторана. Он включает регистрацию всех поступлений и расходов ингредиентов, контроль остатков и ведение необходимой документации. Чтобы система работала эффективно, важно регулярно обновлять и проверять запасы.
Регистрируйте все закупки продуктов в системе учета, указывая их стоимость, количество и поставщика.
⏰ Продолжительность видео — 4 минуты
💡 Чтобы своевременно делать закупки, настройте лимиты ингредиентов и товаров и включите оповещения об остатках →
Ведите учет запасов продуктов, контролируйте их перемещение и списание, чтобы избегать перерасхода.
Анализируйте причины списания, из-за порчи или неправильной обработки ингредиентов. Выявляйте системные ошибки для оптимизации расходов.
⏰ Продолжительность видео — 6 минут
Себестоимость — это общие затраты на производство блюд, включая стоимость всех используемых ингредиентов.
Себестоимость ингредиентов и товаров рассчитывается на основании поставок по методу средневзвешенной себестоимости:
Общая стоимость товаров на складе / количество товаров на складе
Себестоимость тех. карт и полуфабрикатов складывается из общей стоимости их ингредиентов.
⏰ 6 минут чтения
Урок 4. Расчет заработной платы
В системе учёта Poster зарплата сотрудников рассчитывается автоматически на основе установленной ставки и процентов от продаж.
Настройте ставку для каждого сотрудника отдельно, это поможет сэкономить время на создании таблиц и просчете суммы ставки каждому официанту. Плюс при необходимости, укажите фиксированную ставку или почасовую оплату.
⏰ 20 минут чтения
Фонд оплаты труда – что входит, как рассчитать, анализ, планирование и налоги на ФОТ →
🔔 Подпишитесь на наш instagram joinposter.kz, чтобы получать информацию о новых функциях и возможностях, которые могут быть полезными для вашей работы.
Урок 5. Отчеты P&L и Cash flow
Контролируйте денежный поток
Проверяйте баланс счетов заведения на начало и конец периода, и управляйте рисками: предотвращайте кассовые разрывы и планируйте расширение бизнеса.
- оценивайте ликвидность заведения
- прогнозируйте будущую финансовую ситуацию и управляйте рисками
- оценивайте эффективность и планируйте инвестиции
⏰ 5 минут чтения
Проверяйте P&L
Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.
- сверяйте разные периоды
- легко оценивайте изменения в поступлениях
- контролируйте себестоимость
⏰ Продолжительность видео — 7 минут
Урок 6. Завершение отчетного периода
В конце месяца и квартала проводите сверку данных — проверяйте остатки, расходы, выручку и налоги, чтобы убедиться в их точности и выявить возможные расхождения. На этой основе грамотно спланировать следующий период.
В условиях высокой конкуренции на ресторанном рынке такая регулярная проверка помогает не только обеспечить прозрачность учета, но и дать руководству основу для взвешенных финансовых решений.
📆 Планируйте завершение периода заранее, чтобы избежать ошибок из-за спешки.
Просмотрите доходы и расходы заведения в админ-панели Poster. Проверьте, все ли операции внесены правильно, а категории доходов и расходов заполнены корректно. Просмотрите P&L, для анализа общего финансового состояния заведения.
Проверьте кассовые операции, убедитесь, что все чеки на кассе закрыты, а остатки наличных совпадают с реальными показателями. Если есть несоответствия, выясните причины вместе с менеджером и исправьте расхождение.
⏰ 10 минут чтения
Проведите инвентаризацию на складе, чтобы сверить остатки продукции с данными в Poster.
Проверьте, все ли приходные накладные введены, а списания — закрыты. Используйте показатели во вкладке Склад → Отчет по движению для анализа расхода продукции.
⏰ Продолжительность – 15 минут
Проверьте, все ли платежи поставщикам за период учтены в системе.
Сверьте поступление и расход денежных средств за период в Cash Flow. Подготовьте необходимые документы для налоговой отчетности или внутреннего аудита.
Экспортируйте отчеты каждый месяц, чтобы в случае проверки быстро найти нужные данные.
Подготовьте итоговые отчеты:
- Отчет о продажах — для анализа товарооборота.
- P&L — для оценки прибыльности.
- Отчет о расходах — для анализа эффективности использования средств.
Обсудите результаты с руководителем заведения, чтобы определить сильные и слабые стороны.
