Курс для бухгалтеров: Как работать с системой учёта Poster

Курс для бухгалтеров

Если вы еще не работали с Poster, этот курс поможет вам освоить основы. Познакомитесь с возможностями, которые предлагает Poster для эффективного ведения бухгалтерии в вашем заведении.

Шаг за шагом разберем разделы админ-панели, чтобы вы могли быстро и уверенно использовать функции Poster.

Курс для бухгалтеров

Знакомство с Poster

Poster — это украинская экосистема удобных облачных решений для автоматизации HoReCa. Она охватывает кассовый учёт, управление складом, аналитику продаж и возможности для бухгалтерского учёта.

Вся работа заведения настраивается в админ-панели: создаём меню, добавляем поставки, просматриваем финансовые отчёты, управляем показателями заведения. Обычно с админ-панелью работают владелец, управляющий, бухгалтер и финансист.

Официанты или кассиры работают с кассой Poster. Это приложение, где они добавляют товары в заказ, делают скидки гостям, принимают оплату и проводят продажи.

⏰ Длительность — 10 минут

Как Poster упрощает работу бухгалтера?

Автоматизация отчётности

Poster генерирует ежедневные, недельные и месячные отчёты, такие как P&L и Cash Flow. Это позволяет мгновенно получать информацию о финансах заведения.

Контроль кассовых операций

Все продажи фиксируются на кассе и синхронизируются с админ-панелью, что обеспечивает точный учёт средств и соблюдение налоговых требований.

Синхронизация данных

Все данные синхронизируются в режиме реального времени и сохраняются в статистике. Это позволяет быстрее исправлять расхождения, просматривая историю чеков и транзакций.

Интеграция с другими системами

Poster легко интегрируется с бухгалтерскими программами, такими как Webkassa, что поможет сэкономить на покупке фискального регистратора и фискализировать чеки без лишних шагов.

Настройка доступа

Настройка доступа

Перед началом работы обратитесь к владельцу заведения, чтобы получить персональный доступ к программе Poster. Это позволит вам работать в системе, просматривать и создавать отчёты.

Дополнительные доступы не требуют смены тарифа или обновления лицензии — всё включено в подписку. Для доступа в админ-панель скажите владельцу или управляющему свою электронную почту и придумайте пароль.

⏰ 20 минут на настройку

Добавьте должность «Бухгалтер» →

Добавьте сотрудника с доступом в админ-панель →

Войдите в админ-панель под доступом бухгалтера →

Настройка доступа

Урок 1. Разделы админ-панели

Погружайтесь в материал о работе бухгалтера с Poster. Переключайтесь между вкладками ниже, смотрите видео и изучайте админ-панель.

Меню — это основа ресторанного бизнеса. В Poster можно работать с техкартами и полуфабрикатами, учитывать потери при обработке продуктов, учитывать добавки, например, стоимость дополнительной порции сыра в пицце.

Работайте с меню, чтобы повышать прибыльность заведения: контролируйте себестоимость, меняйте цены и проверяйте ABC-анализ.

⏰ Длительность видео — 8 минут

Как заполнять меню →

Контролируйте складские запасы и списания продукции. Проверяйте закупки, проводите инвентаризации и получайте актуальную информацию об остатках товаров.

Анализируйте расходы для финансовой отчётности и оптимизируйте закупки, чтобы избежать заморозки средств в избыточных запасах.

⏰ Длительность видео — 5 минут

Как работать со складом →

Ведите учёт доходов и расходов ресторана прямо в Poster. Контролируйте кассовые операции, включая работу с вебкассой и Kaspi, чтобы обеспечить соответствие законодательным требованиям и избежать расхождений в отчётах.

Управляйте банковскими счетами и денежными потоками для поддержания стабильной ликвидности, своевременных платежей и рационального использования средств заведения.

⏰ Длительность видео — 4 минуты

Как начать работать с финансами →

Автоматически рассчитывайте налоги, анализируйте статистику продаж и отслеживайте прибыльность и рентабельность заведения. Составляйте финансовые планы, оценивая P&L и Cash Flow, чтобы своевременно выявлять финансовые риски, планировать развитие и обеспечивать стабильное движение средств.

Оптимизируйте расходы и корректируйте ценовую политику для достижения лучших финансовых результатов.

⏰ Длительность видео — 8 минут

Как просматривать Cash Flow →

🏄🏻‍♀️ Практическое задание. Проверьте, как настроены финансы в админ-панели вашего аккаунта: созданы ли счета и привязаны ли они к заведению, а также совпадают ли балансы. Если балансы не совпадают, приведите финансы в порядок →

Урок 2. Касса и кассовые смены

Когда вы работаете бухгалтером в ресторане, один из важных процессов, за которым вы следите, — это кассовая смена. Но что это на практике?

Начнём с основ: все официанты, кассиры и администраторы зала работают с кассой Poster.

Касса — это приложение для продаж на планшете, смартфоне или компьютере. На кассе открывают кассовую смену, проводят продажи, оформляют транзакции, бронируют столики, закрывают смену.

В заведениях, работающих с кассой Poster, можно настроить фискализацию — принимать наличные и безналичные платежи, печатать фискальные чеки, снимать отчёты и автоматически передавать данные в налоговые органы.

Настройте фискализацию

Настройка фискализации

Если у вас этот процесс ещё не настроен, подключите фискализацию в соответствии с требованиями законодательства:

🇰🇿 Работаете в Казахстане, подключите Webkassa →

🇺🇿 Хотите фискализировать в Узбекистане, работайте с E-POS →

🇰🇬 Если вы в Кыргызстане, настройте интеграцию с NewCas →

Настройка фискализации

Просматривайте кассовые смены

Кассовая смена — период работы на кассе, во время которого кассир регистрирует все продажи, возвраты, внесение и изъятие наличных. Когда кассир открывает смену, это означает начало нового финансового цикла, который должен завершиться закрытием смены.

Настройте процесс работы с кассой

Открытие и закрытие кассовой смены — ежедневная операция, от которой зависит точность финансового учёта. Корректно проведённая смена гарантирует, что все наличные и безналичные оплаты за день зафиксированы.

Вам как бухгалтеру важно:

Кассовая смена
  • Следить за своевременным открытием и закрытием смен.
  • Проверять итоги смен в отчётах: наличные, терминал, инкассации, возвраты.
  • Сравнивать данные системы с фактическими остатками.
  • Анализировать отклонения и выяснять причины вместе с управляющим или кассирами.
Кассовая смена

Особое внимание уделяйте действиям кассиров — насколько точно они фиксируют оплаты, нет ли пропущенных чеков или ошибок в методах оплаты.

Чтобы лучше понять, как работает кассовая смена в Poster, посмотрите короткое видео с примером открытия, продаж и закрытия смены.

⏰ Длительность видео — 10 минут

Пример работы с кассовой сменой:

Ресторан открывается в 10:00, администратор приходит на работу, входит в приложение Poster, пересчитывает разменную монету и открывает смену.

С этого момента все операции в системе фиксируются в рамках этой смены.

В течение дня официант принимает платежи, выдает чеки и ведет учет средств.

Все это записывается в системе. Представим, что общая сумма продаж составила 600 000 ₸, и из кассы взяли 50 000 ₸ на мелкие расходы.

В конце дня, в 22:00, администратор завершает свою работу, подводит итоги и закрывает кассовую смену.

Poster формирует отчет, где указывается, сколько денег было принято, сколько выдано, и сколько осталось в кассе.

На следующий день или в течение недели вы просматриваете, что происходило в течение смены.

В админ-панели проверяете соответствие данных и фиксируете все финансовые операции для дальнейшего учета.

Вовремя исправляйте ошибки

Расхождения

Нестрашно, если появляются расхождения во время работы заведения. Главное вовремя их обнаружить и исправить.

📌 Сохраните подсказки, чтобы в случае расхождения инструкции были рядом:

Что делать, если смену открыли с неправильной суммой

Как исправить расхождение в кассе и X-отчете

Зачем нужна актуализация и как ее убрать

Расхождения

Урок 3. Учет продуктов и себестоимость

Учет продуктов — важная часть работы ресторана. Он включает регистрацию всех поступлений и расходов ингредиентов, контроль остатков и ведение необходимой документации. Чтобы система работала эффективно, важно регулярно обновлять и проверять запасы.

Регистрируйте все закупки продуктов в системе учета, указывая их стоимость, количество и поставщика.

⏰ Продолжительность видео — 4 минуты

Как работать с поставками →

💡 Чтобы своевременно делать закупки, настройте лимиты ингредиентов и товаров и включите оповещения об остатках

Ведите учет запасов продуктов, контролируйте их перемещение и списание, чтобы избегать перерасхода.

Анализируйте причины списания, из-за порчи или неправильной обработки ингредиентов. Выявляйте системные ошибки для оптимизации расходов.

⏰ Продолжительность видео — 6 минут

Как работать с отчетом по движению →

Себестоимость — это общие затраты на производство блюд, включая стоимость всех используемых ингредиентов.

Себестоимость ингредиентов и товаров рассчитывается на основании поставок по методу средневзвешенной себестоимости:

Общая стоимость товаров на складе / количество товаров на складе

Себестоимость тех. карт и полуфабрикатов складывается из общей стоимости их ингредиентов.

⏰ 6 минут чтения

Как рассчитывается себестоимость →

Урок 4. Расчет заработной платы

В системе учёта Poster зарплата сотрудников рассчитывается автоматически на основе установленной ставки и процентов от продаж.

Настройте ставку для каждого сотрудника отдельно, это поможет сэкономить время на создании таблиц и просчете суммы ставки каждому официанту. Плюс при необходимости, укажите фиксированную ставку или почасовую оплату.

⏰ 20 минут чтения

Как рассчитывать зарплату →

Фонд оплаты труда – что входит, как рассчитать, анализ, планирование и налоги на ФОТ

🔔 Подпишитесь на наш instagram joinposter.kz, чтобы получать информацию о новых функциях и возможностях, которые могут быть полезными для вашей работы.

Урок 5. Отчеты P&L и Cash flow

Контролируйте денежный поток

Проверяйте баланс счетов заведения на начало и конец периода, и управляйте рисками: предотвращайте кассовые разрывы и планируйте расширение бизнеса.

  • оценивайте ликвидность заведения
  • прогнозируйте будущую финансовую ситуацию и управляйте рисками
  • оценивайте эффективность и планируйте инвестиции

⏰ 5 минут чтения

Как работать с Cash flow →

Проверяйте P&L

Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.

  • сверяйте разные периоды
  • легко оценивайте изменения в поступлениях
  • контролируйте себестоимость

⏰ Продолжительность видео — 7 минут

Как работать с P&L →

Урок 6. Завершение отчетного периода

В конце месяца и квартала проводите сверку данных — проверяйте остатки, расходы, выручку и налоги, чтобы убедиться в их точности и выявить возможные расхождения. На этой основе грамотно спланировать следующий период.

В условиях высокой конкуренции на ресторанном рынке такая регулярная проверка помогает не только обеспечить прозрачность учета, но и дать руководству основу для взвешенных финансовых решений.

📆 Планируйте завершение периода заранее, чтобы избежать ошибок из-за спешки.

Просмотрите доходы и расходы заведения в админ-панели Poster. Проверьте, все ли операции внесены правильно, а категории доходов и расходов заполнены корректно. Просмотрите P&L, для анализа общего финансового состояния заведения.

Проверьте кассовые операции, убедитесь, что все чеки на кассе закрыты, а остатки наличных совпадают с реальными показателями. Если есть несоответствия, выясните причины вместе с менеджером и исправьте расхождение.

⏰ 10 минут чтения

Как проверить финансовый отчет за месяц

Проведите инвентаризацию на складе, чтобы сверить остатки продукции с данными в Poster.

Проверьте, все ли приходные накладные введены, а списания — закрыты. Используйте показатели во вкладке Склад → Отчет по движению для анализа расхода продукции.

⏰ Продолжительность – 15 минут

Как работать с инвентаризациями →

Как провести учет остатков в конце месяца

Проверьте, все ли платежи поставщикам за период учтены в системе.

Сверьте поступление и расход денежных средств за период в Cash Flow. Подготовьте необходимые документы для налоговой отчетности или внутреннего аудита.

Экспортируйте отчеты каждый месяц, чтобы в случае проверки быстро найти нужные данные.

Подготовьте итоговые отчеты:

  • Отчет о продажах — для анализа товарооборота.
  • P&L — для оценки прибыльности.
  • Отчет о расходах — для анализа эффективности использования средств.

Обсудите результаты с руководителем заведения, чтобы определить сильные и слабые стороны.

Читайте дополнительные материалы:

Издержки и списание продуктов в ресторане и кафе

Что такое маржинальность блюд

Попробуйте Poster бесплатно

Присоединитесь к 50 000 заведений, которые уже попробовали Poster — создайте аккаунт прямо сейчас. Первые 15 дней бесплатно.

Напишите адрес эл. почты
Напишите название бизнеса или придумайте временное
Ваш адрес в Poster: .joinposter.com