Всем привет! Меня зовут Ерлан Ахметов, я директор компании Webkassa и сооснователь проектов WOFD, WorkPace, Birsan и Мой Чек. Сегодня расскажу, что такое ККМ, как выбрать онлайн-кассу для ресторанного бизнеса, и как избежать ошибок при ее регистрации и при подключении оборудования.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

• Финансовые отчеты
• Складской учет
• Статистика и аналитика
• Маркетинг и др.

Стоимость от 14 400 ₸ в месяц

Посмотреть демо

Зачем бизнесу в общепите онлайн-касса

Если вы планируете заниматься предпринимательской деятельностью и открывать свой ресторан, то вам нужно знать, что такое онлайн контрольно-кассовая машина (ККМ), и как ваш бизнес может пострадать из-за неправильного ведения учета своей деятельности.

Онлайн ККМ — это устройство или программа для регистрации продаж, формирования чеков и передачи данных о денежных расчетах в Налоговые органы через ОФД (Оператора фискальных данных) в режиме онлайн.

Если говорить как практик и предприниматель с большим опытом, онлайн-касса — это не только про налоги, а и про ведение дел честно и прозрачно. Для «белого» бизнеса ККМ является инструментом финансовой дисциплины, а также способом контролировать работу кассиров, вести точный учет и выводить свой бизнес на новый уровень.

Поэтому онлайн-касса в Казахстане — это не о формальности, а о порядке в бизнесе и следованию букве закона. Особенно в сфере питания, где ежедневно идут денежные расчеты, продажа напитков, десертов, обедов. Когда все фиксируется, то вам намного легче развивать бизнес, анализировать доходы и расходы.

Законодательные требования

В Налоговом Кодексе РК, в частности в ст. 166 прямо требуется от предпринимателя выдать чек покупателям за проданный товар или оказанную услугу, соответственно передавать в Налоговые органы данные о денежных расчетах. Для выполнения этого требования нужно использовать контрольно-кассовую машину. Это касается всех видов деятельности, в частности магазинов и заведений питания. Неважно, вы являетесь индивидуальным предпринимателем (ИП), или у вас зарегистрирована компания (юридическое лицо), онлайн-касса все равно нужна.

Есть несколько исключений, которые прописаны в Законе, но в целом, если работаешь с клиентами и принимаешь деньги, то обязан использовать онлайн-ККМ и передавать данные о продажах в Налоговые органы.

Онлайн контрольно-кассовые машины (ККМ) обязательны для:

1. Всех субъектов предпринимательства, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг населению за наличный расчет или с использованием платежных карт, мобильных платежей.
2. Индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, независимо от формы налогообложения, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством.

Сейчас в Казахстане действует мораторий на проверки бизнеса. Это дает предпринимателям определенную свободу, и некоторые пользуются этим. Например, есть случаи, когда предприниматели сознательно не устанавливают ККМ, зная, что налоговая не может без наличия основания проводить проверку. Однако, несмотря на мораторий, требования по применению ККМ и выдаче чеков, продолжают действовать. Поэтому, если покупатель или клиент пожалуется в налоговую на то, что ему не выдали чек, то налоговый инспектор получит полное право прийти с проверкой. Предприниматель в случае нарушения рискует получить предупреждение или штраф.

Как правило, при первом нарушении налоговые инспекторы ограничиваются предупреждением. Однако, если в течение года оно повторится, предпринимателю может грозить штраф в сумме от 60 000 до 200 000 тенге. Для малого бизнеса такая сумма уже вполне ощутима. Чтобы избежать штрафных санкций, лучше заранее установить онлайн-ККМ и начать работать с учетной системой. Тем более что мораторий могут отменить в любой момент, поэтому разумнее привести все в порядок заранее.

Когда можно не использовать ККМ

Все предприниматели, которые принимают наличные или карты, обязаны использовать ККМ в Казахстане и выдавать фискальные чеки, в том числе рестораны, кафе и бары. Исключения существуют только для отдельных видов деятельности, которые прямо предусмотрены законодательством. Среди таких исключений:

• осуществление деятельности в отдаленных населенных пунктах, где отсутствует связь (при наличии соответствующего перечня, утвержденного госорганами);
• при осуществлении отдельных видов деятельности, которые включены в утвержденный Перечень видов деятельности, освобожденных от применения ККМ в Казахстане, например, продажа на рынках некоторых видов сельхозпродукции, оказание определенных услуг;
• при расчетах безналичным способом между юридическими лицами или ИП без применения наличных или карт.

Что нужно для регистрации онлайн-кассы

В современном мире, где много процессов цифровизировано, процедура регистрации онлайн-кассы стала простой. Вам лишь нужно выбрать онлайн-ККМ и зарегистрировать ее.

Для регистрации потребуется:

• ККМ, выбранная из официального государственного реестра;
• электронно-цифровая подпись (ЭЦП);
• оператор фискальных данных (ОФД) – выбираете одного из 9-10, которые работают в Казахстане.

Регистрация занимает 5-10 минут, но зарегистрировать кассу может только предприниматель или юридическое лицо. Без оформленного ИП или ТОО вы не сможете зарегистрировать кассу.

Подготовка к регистрации

Перед регистрацией нужно иметь:

1. Зарегистрированное ИП или юридическое лицо.
2. ЭЦП (электронно-цифровая подпись).
3. Данные о ККМ (модель, заводской номер и т.д.).
4. Выбранный ОФД в Казахстане.

Выбор онлайн-ККМ

На рынке сейчас существует два типа решений — это аппаратные и программные кассы. Расскажу о них подробнее.

1. Аппаратные ККМ – это физические устройства, чаще всего зарубежного производства. Они требуют обучения пользователей, а в случае поломки — обращения в ЦТО или вызова специалиста. Это может занять время и повлечь дополнительные расходы. Также стоит учитывать, что при изменениях в законодательстве устройство может потребовать перепрошивки. В большинстве случаев это возможно только в офисе ЦТО. Не все модели поддерживают интеграцию с POS-системами и учетными программами, поэтому при выборе такого решения важно заранее учитывать все нюансы эксплуатации и обслуживания.

2. Программные ККМ, более гибкий и современный инструмент. Насколько я знаю, все они отечественного производства. Их выбирают большинство компаний общепита — тостровок по продаже кофе на вынос может использовать программную кассу через мобильное приложение, а крупный ресторан через интеграцию с учетной системой. Обычно у всех производителей автоматические бесплатное обновление, быстрая регистрация и простое подключение. Интуитивно понятный интерфейс, персонал легко обучается, и у большинства есть интеграция с учетными системами и удаленный мониторинг.

Если сравнивать и смотреть на расходы, смотреть на скорость разрешения проблем и функциональных возможностях, то на сегодняшний день все больше клиентов выбирают именно программные кассы.

Важно, чтобы учетная система заведения была интегрирована с ККМ. Например, система учета Poster интегрирована с Webkassa. Клиент регистрирует Webkassa, подключает ее к Poster, и вся информация по продажам сразу попадает в налоговую. Это быстро и удобно.

Выбирая кассу, обязательно проверяйте, чтобы она была в Государственном реестре ККМ Казахстана.

Когда вы решите приобрести кассу, оцените варианты по нескольким параметрам. Важно, чтобы касса была:

• гибкой и легкой в обновлении;
• не требовала дополнительных затрат;
• имела понятный интерфейс для любого пользователя;
• была легкой в использовании, в том числе с помощью смартфона или планшета;
• интегрировалась с учетными системами, например, как программа для ресторана Poster и Webkassa.

Конечно же, у любой техники или периферийных устройств есть свои недостатки, которые также стоит учитывать. Среди них могут быть:

• поломки, из-за которых есть риск временной остановки работы кафе;
• сложный функционал, который усложняет обучение и работу персонала;
• отсутствие или ограниченная возможность интеграции с учетными системами.

Для рестораторов мы рекомендуем именно программные кассы, ведь это современное и удобное решение, которое дает больше контроля над бизнесом. В нынешнее время бизнес выигрывает, когда выбирает функциональные и простые решения.

Интеграции с Poster

• Kaspi
• Webkassa
• Glovo

Автоматически передавайте оплаты с Poster на терминал Kaspi без лишних действий. Интеграция устраняет ручной ввод суммы, снижает ошибки сотрудников и ускоряет обслуживание гостей.​

Подробнее об интеграции с Kaspi →

Онлайн-касса вместо физического аппарата: печатайте чеки, снимайте отчёты и отправляйте данные в налоговую через облачную фискализацию.​

Подробнее об интеграции с Webkassa →

Автоматизируйте работу с Glovo: управляйте меню и получайте заказы прямо в Poster.​

Подробнее об интеграции с Glovo →

Пошаговая инструкция по регистрации онлайн-ККМ

В Казахстане предприниматели могут легко зарегистрировать онлайн-ККМ полностью в электронном формате без необходимости посещать налоговые органы. Процесс занимает всего 10–15 минут.

Вот, как это сделать:

1. Подключение онлайн-ККМ

Выберите онлайн-ККМ из государственного реестра. Список разрешенных онлайн касс по ссылке;

Если вы решили работать с Webkassa:

• Выберите на сайте Webkassa подходящий тариф.
• Укажите ИИН/БИН, контактные данные, юридический адрес.
• Оплатите выбранный план онлайн.
• После оплаты система сразу готова выдать паспорт ККМ с наименованием модели и заводским номером.

2. Подключение оператора фискальных данных

• На этапе регистрации кассы сразу можно выбрать ОФД — мы рекомендуем WOFD от разработчиков Webkassa. WOFD выгоден по цене и имеет персональную поддержку.
• Выберите тариф и оплатите.
• Подпишите заявление с помощью электронного ключа (ЭЦП).

После подтверждения регистрации кассы вы можете сразу приступать к работе.

Практика в кафе и ресторанах: частые ошибки и нюансы

Работая с разными бизнесами, в том числе ресторанами и кафе, я часто вижу одни и те же ошибки. Многие предприниматели хотят «быстро запуститься», экономят время и деньги на том, что потом выходит дороже. Особенно это касается кассовых решений. Поделюсь собственным опытом и наблюдениями, какие ошибки чаще всего встречаются, и как их избежать.

Ошибки при выборе оборудования

Распространенная ошибка — касса, которая не интегрируется с учетной системой. Также это касается выбора сканера, который не считывает акцизные марки или коды маркировок DataMatrix. Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется с самого начала выбирать оборудование для баров и кассу с поддержкой интеграции. Например, Webkassa легко интегрируется с популярными системами учета, такими как Poster — это упрощает работу и снижает риск махинаций.

Краткое резюме

При выборе кассового решения важно учитывать несколько ключевых моментов, чтобы избежать проблем, остановки работы и штрафов.

Во-первых, использовать ККМ — обязательно по закону. Все продажи должны проводиться через онлайн-кассу, с обязательной выдачей фискального чека и передачей данных в налоговые органы через оператора фискальных данных. Это касается всех предпринимателей, принимающих оплату наличными, банковскими картами и мобильными платежами.

Во-вторых, при выборе ККМ в ресторанном бизнесе важно, чтобы касса была включена в Государственный реестр ККМ, легко интегрировалась с учетной системой и не требовала сложного обслуживания.

В заключение хочу порекомендовать дополнительные ресурсы, где вы можете найти всю информацию о регистрации касс, штрафах и многом другом:

• ОФД в Казахстане: https://wofd.kz
• реестр касс: https://kgd.gov.kz

Материалы по теме

• Как начать цветочный бизнес - чеклист открытия цветочного магазина в Казахстане
• Типы POS-систем для автоматизации магазина
• Как выбрать профессиональную кофемашину для кофейни или кафе?
• Как составить меню для кофейни?
• Как выбрать оборудование для кофейни?
• Топ-5 причин закрытия кофеен
• 7 факторов, которые влияют на доход точек с кофе навынос
• ТОП-10 ошибок при открытии ресторана
• Как выбрать помещение под кафе и ресторан
• Как масштабировать ресторанный бизнес в Казахстане
• Готовый план работ по открытию ресторана
• Прибыль ресторана
• Как управлять финансами ресторана