Успех ресторанного бизнеса зависит не только от качества блюд, красивого дизайна и обслуживания, но и эффективного управления финансами. Ведь вся ресторанная машина работает не для того, чтобы владелец порадовался всему этому и положил в карман клиентское «спасибо». Заведение должно приносить прибыль, а потому даже самое маленькое кафе, не говоря уже о крупных сетевых ресторанах, требует постоянного контроля над финансовой стороной деятельности. Четкий финансовый учет позволяет принимать правильные решения, осуществлять рациональное распределение ресурсов, а также создавать планы с учетом финансовых возможностей. Планирование бюджета ресторана, предвидение рисков и умение правильно ими управлять обеспечивают стабильный рост бизнеса и позволяют избежать нежелательных финансовых затруднений. Сейчас же в максимально бурные времена это особенно важно, ведь переменных слишком много и правильная экономика ресторана может уберечь от глобального фиаско.
Важной задачей управления рестораном является анализ ключевых показателей: затраты на ингредиенты и сырье, затраты на персонал, рентабельность, оборот и прибыль, запасы. Контроль этих финансовых показателей позволяет эффективно планировать бюджет, избежать непредвиденных расходов и увеличить общую прибыль ресторана. Чтобы в конце концов заведение перестало быть «фабрикой по переработке денег», а стало золотой жилой для владельца. Разобраться в этом помогла консалтер, которая помогает открывать заведения, Ольга Насонова.
Основные статьи доходов и расходов ресторана могут различаться в зависимости от типа заведения и его концепции. Чтобы определить эффективность управления финансами в ресторанном бизнесе, следует сравнивать затраты с оборотом ресторана. Этот процент показывает, какая часть расходов составляет общий доход ресторана. Идеальный процент может варьироваться в зависимости от типа ресторанного бизнеса и его целей.
Статьи расходов
% от дохода
Фудкост
Расходы на закупку ингредиентов и сырья. Одна из ключевых затрат.
25-30%
Персонал
Расходы на зарплаты и другие выплаты персонала, такие как премии и бонусы, трансфер и т.п.
20-25%
Аренда
Расходы на аренду помещения, коммунальные услуги и содержание ресторана
12-20%
Маркетинг
Расходы на маркетинговые мероприятия, такие как реклама, PR-кампании и программы лояльности
2-5%
Оборудование и интерьер
Расходы на закупку и обслуживание оборудования и интерьера
2-5%
Накладные расходы
Данную статью расходов составляют различные хозяйственные расходы и небольшие расходы, такие как упаковка, уборка, бумажная работа и другие, которые в отдельности кажутся незначительными
5-10%
Налоги
5-10%
«Нужно следить, чтобы все расходы были в пределах этих цифр. Чтобы не было такого, что вдруг фудкост скакнул и начал составлять 50% вместо 30%. Если же это произошло, нужно сразу выяснять, почему это произошло, что произошло в заведении или на уровне государства. Иначе ресторан превратится в „фабрику по переработке денег“, из которой владелец будет получать в лучшем случае какую-нибудь 1000 в месяц», — рассказывает Ольга Насонова.
Важно отметить, что эти проценты ориентировочные и могут меняться в зависимости от многих факторов. Единственное правильное решение по бюджетированию ресторана - постоянно анализировать финансовую деятельность ресторана и определять оптимальное количество затрат для достижения желаемых финансовых результатов.
Облачная касса Poster
Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской учет и финансы.
Начать следует с двух важных пунктов: во-первых, финансами нужно управлять и контролировать их с особой бдительностью; во-вторых, в команде следует иметь хотя бы одного человека с опытом ведения финансов ресторана и соответствующей отчетности.
«Если владелец никогда не руководил финансами ресторана, ему крайне нужен человек, у которого такой опыт есть. Иначе будет много ошибок и заведение может даже не открыться. Поэтому нужен хотя бы один опытный человек, обычно это — главный бухгалтер. Или сейчас подобные услуги предоставляют специализированные компании. Потому что кроме того, что нужно управлять финансами, нужно знать всю законодательную базу, налоговые вопросы и подобные нюансы, которые есть только в ресторанном бизнесе», — делится Ольга Насонова.
Ну а дальше советуем соблюдать несколько довольно простых и базовых, но очень важных советов:
Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:
Планирование бюджета ресторана — это первый, а потому, пожалуй, и самый важный шаг. Разработайте подробный бюджет, в котором определите прогнозируемые доходы и расходы. Постоянно обновляйте его и сравнивайте фактические результаты с планами. Вносите в план не только плановые расходы, типа зарплаты и аренды, но закладывайте определенный процент на внезапные непредсказуемые статьи расходов. Лучше, чтобы вы их не потратили, чем потом вам этих средств не хватало.
Ведите подробный финансовый отчет, чтобы точно отслеживать все доходы и расходы ресторана. Регулярный анализ финансовой отчетности поможет выявить сильные и слабые стороны бизнеса и принимать обоснованные решения по его улучшению. Кроме того, это поможет избежать воровства в ресторане, которое, к сожалению, случается довольно часто.
Обеспечьте централизованное наблюдение за финансами, собирая все данные в одном месте, например, в специальном программном обеспечении или облачном учетном хранилище. Это позволит избежать путаницы, сводя разрозненные данные из нескольких источников.
Проверяйте ежедневно финансы ресторана, чтобы оперативно реагировать на возможные ошибки, вызовы и изменения в финансовом состоянии. Регулярное наблюдение позволит вовремя выявлять неблагоприятные тенденции и реагировать на них. Конечно, это требует от вас постоянной вовлеченности, однако именно она обеспечит стабильность и рост бизнеса.
Стоимость ПРО для 1 кассы – 2 400 ₸/мес. Работает с системой учета Poster, чтобы вы могли полноценно управлять своим бизнесом. Первые 14 дней бесплатно, дальше подписка + ПРРО от 7 200 ₸/мес.
Чтобы все было хорошо, важно не только глобально управлять финансами ресторана и отчетностью, но и контролировать их. Это немного разные вещи, где управление требует от вас профессиональных скилов, а управление — организаторских.
«Есть много примеров, когда владельцев на разных уровнях обворовывали на очень большие суммы. Когда люди чувствуют безнаказанность, они начинают делать это еще больше. Но постоянный тщательный контроль и определенные методики помогают если и не полностью убрать возможность воровства, то хотя бы минимизировать его. Видеонаблюдение, ежедневный контроль кассы и по программе — сколько продалось, сколько потратилось — контроль закупочных цен, контроль расходов на персонал и мелких затрат типа такси, экстренных покупок, тех.карт и т.п. На любом этапе может что-то пойти не так, поэтому контроль очень важен», — добавляет Ольга Насонова.
Кроме того, предпринимайте следующие шаги для облегчения контроля за финансами ресторана:
1. Контролируйте расходы на фонд оплаты труда
Эффективное управление зарплатой персонала помогает сохранить финансовую устойчивость ресторана. Определите оптимальное количество работников для обеспечения эффективности работы, учитывая потребности и специфику заведения. Рассмотрите возможность использования сезонного персонала или гибких графиков для понижения затрат.
2. Удерживайтесь от кредитов и долгов
Порой соблазн хотя бы намочить ножки в кредите или долгах у знакомых достаточно велик, однако со временем задолженности становятся больше и причиняют не меньшие финансовые трудности. Планируйте расходы и запасайтесь финансовым резервом во избежание непредвиденных кризисных ситуаций, которые могут повлиять на работу учреждения.
3. Вовремя оплачивайте счета
Своевременная оплата счетов помогает избежать штрафов и сохранить позитивный имидж перед поставщиками. Установите систему мониторинга дат платежей и создайте плановый график оплаты, чтобы вовремя производить выплаты. Удобнее всего делать это в программах автоматизации.
4. Подготовьтесь к запланированным расходам
Подробно планируйте любые запланированные затраты на инвестиции, учитывая все их нюансы и специфику. Постепенно накапливайте средства для планируемых проектов, чтобы обеспечить стабильное развитие ресторана и избежать чрезмерных финансовых рисков.
Эти советы помогут создать эффективный финансовый план и устойчивое развитие вашего ресторанного бизнеса. А еще они тонко намекают, что успешно вести учет и финансовую отчетность ресторана без программы автоматизации невозможно.
Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.
В условиях конкурентного гастрономического рынка анализ доходов ресторана становится критическим элементом эффективного управления заведением. Анализ доходов не только дает глубокое понимание экономического состояния учреждения, но и выступает мощным инструментом для принятия обоснованных решений развития. Этот анализ не только определяет, какие блюда и услуги наиболее прибыльны, но и позволяет выявить возможности для оптимизации затрат и увеличения общей прибыли.
Проводить анализ можно вручную или пользоваться системой автоматизации для ресторана, которая проведет нужную аналитику и подсчеты оставляя вам только творческую составляющую процесса.
Прогноз дохода и выручки ресторана является ключевым этапом в управлении заведением. Методов прогнозирования несколько, а еще очень помогут аналитические инструменты в системах учета.
Прогноз дохода и выручки ресторана является ключевым этапом в управлении заведением. Методов прогнозирования существует несколько, а еще сильно помогут оценить эффективность работы ресторана аналитические инструменты в системах учета.
Среди основных методов прогнозирования:
Анализ исторических данных о продажах, прибыли и расходах. Просмотр прошлых периодов позволяет определить сезонность, тренды и паттерны, которые можно использовать для прогнозирования будущих результатов.
Экономический анализ: учет внешних факторов, таких как экономическое состояние страны, изменения в уровне занятости, инфляция.
Анализ трендов отрасли может помочь предсказать спрос и конкурентную ситуацию.
Если вы используете автоматическую систему учета, аналитика по ней также будет играть крайне важную роль в прогнозировании и оптимизации доходов ресторана. Она позволяет мониторить продажи, сегментацию клиентов, эффективность рекламных кампаний, управлять запасами и анализировать затраты.
Анализ чеков ресторана и оборачиваемость места в ресторане позволяет владельцам и менеджерам ресторанов получить более глубокое понимание заказов и расходов.
В проверке чеков важно обращать внимание на несколько ключевых показателей. Среди них, прежде всего, следует анализировать средний чек, определяющий среднюю стоимость заказа. Кроме того, важно изучать количество гостей в чеке, чтобы понимать, какие позиции или услуги популярны среди клиентов. Соотношение выручки и себестоимости в чеке определяет эффективность управления затратами и прибыльность конкретного заказа. Анализ этих показателей позволяет принимать обоснованные решения по ценообразованию, маркетинговым стратегиям и оптимизации ассортимента. Все это способствует повышению доходности ресторанного бизнеса.
Подробный обзор транзакций в отчете позволяет выявить слабые места в управлении финансами, определить наиболее прибыльные направления бизнеса и снизить риски финансовых потерь.
Системы автоматизации, такие как программа учета Poster, значительно упрощают анализ транзакций. Они автоматизируют процессы ввода, обработки и анализа данных, что способствует быстроте и точности. Эти системы генерируют отчеты и графики, информацию по которым, как минимум, просто легче воспринимать. Кроме того, автоматизация позволяет выявлять аномалии, следить за финансовыми показателями в реальном времени и быстро реагировать на изменения.
Разница в кассовых операциях ресторана может возникать по разным причинам: от банальной ошибки до умышленных краж. Это расхождение может влиять на точность определения выручки и способность ресторана вести эффективный финансовый учет.
Для отслеживания и устранения разногласий важно использовать системы контроля и мониторинга. Автоматизированные кассовые системы и программы учета позволяют в режиме реального времени отслеживать транзакции, сравнивать их со стандартами и выявлять аномалии. Периодическая проверка финансовых отчетов, сравнение их с реальными физическими остатками и контроль работающих с кассой может помочь выявить и исправить разногласия.
Автоматизация учета и контроль финансовых операций делает процесс управления финансами более точным, эффективным и удобным для владельцев ресторанов. Это как в компьютерных играх вводить читкод: несколько кнопок и целый пласт процессов упрощается. Программы для автоматизации управления финансами позволяют вести финансовую отчетность, создавать счета и контролировать кассовые изменения.
Финансовый отчет по системе учета является одним из важнейших инструментов для управления финансами ресторана. Он должен включать подробную информацию о доходах, расходах, задолженностях и финансовом состоянии учреждения. Отчет позволяет отслеживать динамику показателей за разные периоды, обеспечивает анализ эффективности и указывает на недостатки. Финансовый отчет способствует принятию обоснованных управленческих решений, оптимизации затрат и увеличению прибыли ресторана. А в программах он формируется практически автоматически.
Создание фактических счетов в программе учета является важнейшим этапом для отслеживания финансовых операций ресторана. Только так можно увидеть реальную картинку бюджета доходов и расходов ресторана. Стандартные счета, к примеру, сейф, безналичный счет или наличные деньги, такой привилегией лишены, ведь отследить их сложнее, а значит и нестыковку увидеть труднее.
Кассовые смены — это систематический контроль наличных и выручки в пределах отдельных рабочих смен. Благодаря автоматизации, ресторан может очень точно отслеживать количество наличных, которое находится в кассе в начале и конце смены, а также фиксировать сумму полученной налички за период. Это помогает уберечься от возможных потерь и выявлять несоответствия в работе. Кассовые смены обеспечивают точность финансового учета и помогают избежать воровства.
P&L (profit and loss) - это отчет, который показывает какой доход получил ресторан за определенный период времени и какие расходы он провел, чтобы его получить. Отчет поможет увидеть итоговую прибыль и все расходы и доходы в динамике. Кроме этих пунктов отчет о прибыли и расходах включает в себя себестоимость проданых товаров или блюд, маржу блюд, суму налогов. Так же P&L поможет расчитать прибыль до налогообложения и после.
На кассе продаж добавляйте расходы, и создавайте внесения. Эти денежные средства будут попадать на счет денежного ящика. Также получится создавать инкассацию — это перевод средств из денежного ящика на счет сейфа. В админ-панели получится быстро и удобно отслеживать средства, которые добавили на кассе и проверять их в финансовом отчете.
Создавайте в программе неограниченное количество счетов. Это поможет разграничить поступление средств из разных источников. Привяжите основные счета к заведению, чтобы транзакции и продажи с кассы сразу поступали на них. К примеру, привяжите счет для безналичных оплат к заведению и средства при безналичном расчете на кассе автоматически поступят на него после закрытия кассовой смены.
Финансовый отчет в Poster помогает контролировать движение денежных средств на счетах. Разделяйте транзакции на разные категории, чтобы проверять в финансовом отчете, какую сумму тратите на каждую из них.
Программа показывает точное время создания транзакции и баланса на счете в момент проведения транзакции. Таким образом, получится проверить актуальный баланс на вчерашний день, или на любую нужную дату.
Финансовый отчет программа создает автоматически. Не нужно тратить время на его заполнение. А финансовый результат в отчете покажет чистую прибыль заведения с учетом всех расходов.
Кассовые смены помогают контролировать все расходы и внесения сотрудников на кассе. Эта функция поможет следить за работой кассиров, суммами наличной и безналичной выручки за день с админ-панели или собственного телефона.
Итак, финансовый учет является неотъемлемой частью успешной деятельности ресторанного бизнеса. Можно даже сказать — ее залогом. Контроль за финансами помогает обеспечить стабильность, понять эффективность деятельности, уменьшить затраты и увеличить прибыль. Но ведение учета вручную может создать только еще больше проблем.
Применение систем автоматизации в финансовом учете ресторанов является лучшим выбором для обеспечения точности и эффективности. Автоматизированные программы позволяют отслеживать финансовые показатели в режиме реального времени, создавать детальные финансовые отчеты, контролировать счета и кассовые смены. Такой подход становится настоящим спасением для владельцев заведений, ведь упрощает процесс финансового анализа, обеспечивает правдивость данных и позволяет принимать обоснованные управленческие решения, освобождая на них много времени.