Қаржылық тәртіп
Мекемені басқару — күн сайын ондаған шешім қабылдау деген сөз. Бірақ бүгінгі нақты өзіндік құныңызды немесе таза табысыңызды білмесеңіз, оны сенімді түрде істеу қиын.
«Неге есепте ақша кассадағыдан көп?» немесе «Сатылым өсіп жатса, пайда қайда кетті?» — осы курста жауабын табатын сұрақтар.
Poster-ді қаржылық есептілік автоматты түрде қалыптасатындай етіп баптаңыз
🏃🏻♂️➡️ · · · · · 🏁
1-сабақ. Аккаунтты есепке дайындау
Марафоншылар жүгіру алдында бұлшық еттерін жаттықтырғандай, бізге де аккаунт құрылымын дайындау керек. Старт кезінде қателессеңіз, мәреге жеткендегі есептер шындықты бұрмалап көрсетеді.
Негізгі баптаулар
Шоттар
Әдетте әдепкі бойынша 3 шот болады. Әртүрлі банктерде шоттарыңыз, жеткізуге арналған бөлек кассаңыз немесе иесінің сейфі болса, Қаржы → Шоттар бөлімінде жаңаларын қосыңыз.
Жеке ақшаңыз бен операциялық түсімді бөлек шоттармен ажыратыңыз.
Эквайринг комиссиясы
Банк терминал үшін өз пайызын әрдайым алады. Оны Параметрлер → Тапсырысты төлеу әдістері бөлімінде көрсетіңіз.
Есептерде тек «өз» ақшаңызды көру үшін Poster комиссияны қолма-қол емес төлемдерден автоматты түрде шегеріп отырады.
Цехтар
«Ас үй» мен «Бар» — негізгілері. Мәзір → Цехтар бөлімінде қосымша станциялар құрыңыз: «Мангал», «Суши», «Кофе».
Цехтар түсімді P&L-де бөледі және өнімдердің дұрыс қоймалардан есептен шығуына жауап береді.
Қоймалар
Физикалық сақтау орындарыңыз қанша болса, сонша қойма құрыңыз, мысалы: Бар, Ас үй, Алкоголь қоймасы және Қосалқы бөлмедегі тоңазытқыш.
Бұл түгендеу кезінде жетіспеушіліктің нақ қай жерде пайда болғанын дәл білуге мүмкіндік береді.
Практикалық тапсырма: Шоттарыңызды, цехтарыңыз бен қоймаларыңызды тексеріңіз. Кейде өнімдерді жеке картаңызбен сатып алсаңыз, ал Poster-де ол шот болмаса — оны дәл қазір «Иесінің ақшасы» деп атап құрыңыз.
· 🏃🏻♂️➡️ · · · · 🏁
2-сабақ. Транзакция санаттары
Бір күнде елеулі соманы жұмсау — көп пе, аз ба?
- Егер бұл пароконвектомат сатып алу болса — арзан.
- Егер бұл екі күнге қызметкерлерге такси болса — апат.
Дәл санаттар сандарға мән береді.
Шығыстарды қалай құрылымдау керек
Қаржы → Санаттар бөліміне өтіңіз. Бизнесіңіздің шындығына сай келетін «шығыстар ағашын» құрыңыз.
Транзакция санаттары мен ішкі санаттарын қосыңыз →
Мыналарға назар аударыңыз:
- Егжей-тегжейлілік: Ішкі санаттарды пайдаланыңыз. Мысалы, «Коммуналдық» → «Жарық», «Су», «Қоқыс шығару».
- Кассада көрсету: Әкімшілер жасайтын ұсақ шығыстар үшін осы опцияны қосыңыз, мысалы такси, су немесе базардан көк сатып алу.
- P&L-дегі орны: Ең маңыздысы осы. Санатты қайда жатқызу керегін көрсетіңіз:
- Өзіндік құн: қаптама, өнімдер.
- Шығыстар: жалдау ақысы, жалақы, маркетинг, салықтар.
- Салықтардан кейін: несиенің негізгі сомасын қайтару, дивидендтер төлеу.
Практикалық тапсырма: Өткен айдың қаржылық есебін ашыңыз. «Басқа» санатында үлкен сома бар ма? Болса — бұл бюджетіңіздің «қара құрдымы». Оны нақты санаттарға бөліңіз.
· · 🏃🏻♂️➡️ · · · 🏁
3-сабақ. Транзакциялар мен жеткізілімдер
Poster-де ақша қозғалысын тіркеудің 5 тәсілі бар. Нақты сәтте ыңғайлысын таңдаңыз, ең бастысы — деректерді енгізуді ұмытпаңыз.
Әкімшілік панелінде қолмен
Бухгалтерге немесе иесіне арналған құрал. Транзакция күнін өткен күнмен көрсетуге мүмкіндік береді, бұл дұрыс P&L есебі үшін өте маңызды.
💡 Қажет болса, басқа мәміле күнін орнатыңыз. Жалпы тізімде транзакция құрылған күнімен көрсетіледі, ал қаржылық есептерге мәміле күні бойынша түседі.
Poster POS кассасы
Қатардағы қызметкерлерге арналған. Шығысты тікелей кассада тез енгізуге мүмкіндік береді: жәшіктен қолма-қол ақша алдыңыз да, оны бірден жүйеге жаздыңыз.
Тек кассада құрылған транзакцияларды фискалдап, оларды Z-есептерде көрсетуге болады. Кассадағы фискалдық транзакциялар үшін тексеру жұмыс істейді. X-есеп бойынша қолма-қол қалдықтан асатын соманы инкассацияламақ болсаңыз, қате көресіз.
Кассада құрылатын барлық транзакцияларға мекеменің қолма-қол ақша шоты байланады. Оны басқасына ауыстыру мүмкін болмайды.
Poster Boss мобильді қосымшасы
«Жол-жөнекей» иесіне арналған. Базардан көкөніс сатып алдыңыз ба? Шығысты телефоннан 10 секундта енгіздіңіз.
Poster Boss-тағы транзакциялар үшін басқа мәміле күнін көрсету мүмкін болмайды. Дегенмен, әкімшілік панеліне жеткенде оны әрқашан өзгерте аласыз.
Postie AI
Жасанды интеллект негізіндегі автоматтандыру. Банк үзіндісін жүктеңіз — Postie санаттарды танып, транзакцияларды сіздің орныңызға құрады.
Тұрақты транзакциялар
Жалдау ақысы, интернет немесе күзет үшін. Кестені бір рет баптаңыз, жүйе қажет күні өзі еске салады немесе төлемді құрады.
Жеткізілімдердің есепке әсері
Жеткізілімдер сіздің өзіндік құныңыз бен контрагенттер алдындағы қарызыңызды қалыптастырады.
Жаңа жеткізілім құрғанда, Poster ондағы өнімдердің бағасы мен санын ескеріп, бір қойма шегінде орташа өлшенген өзіндік құнды есептейді.
Орташа өлшенген өзіндік құн әдісі
Жеткізуші бағаны өзгерткен сайын бағаларды қолмен қайта санаудың қажеті жоқ. Poster мұны орташа өлшенген бағалау әдісі бойынша автоматты түрде жасайды.
Жаңа жеткізілім құрғанда, жүйе қоймадағы тауар қалдығын оның ағымдағы бағасымен алады, оған жаңа бағамен жаңа тауарларды қосады да, бір бірлікке шаққандағы орташа құнды есептейді.
Дәл осы сан тағам сатылған сәтте есептен шығатын ингредиенттің өзекті өзіндік құнына айналады.
💡 Өзіндік құн түбіртек жабылған сәтте тіркеледі. Таңертең кофе сатсаңыз, ал кешке жаңа дән жоғарырақ бағамен келсе — таңертеңгі түбіртектің өзіндік құны өзгермейді. Есептен шығарудың нақты сомасын әрдайым түбіртек мәліметтерінен тексере аласыз.
Жеткізілімдер қаржылық есептерге қалай әсер етеді?
Жеткізілім — тауарлық және қаржылық есеп қиылысатын нүкте. Бірақ әртүрлі есептерде бұл деректер әртүрлі көрсетіледі:
P&L есебінде өнімдердің шығысы көрсетіледі
Тауарлар мен тех. карталардың өзіндік құны — мекеме шығыстарының негізгі бөлігі. P&L-де сома сіз тағамды сатқан немесе қолмен есептен шығарған сәтте пайда болады. Жеткізушіге төлем бұл сәтке әсер етпейді.
Жеткізілім ингредиент шығыстарға түсетін бағаны қалыптастырады.
Cash Flow-да жеткізушіге төлем көрсетіледі
Жеткізілімге транзакция қосқанда, шотты, күнді және соманы көрсетесіз. Бұл операция бизнестен ақшаның нақты кетуін көрсетеді.
Тауарды бүгін алып, бір аптадан кейін төлеуіңіз мүмкін. Cash Flow-да шығыс дәл нақты төлеген күні пайда болады.
Сонымен, тауарды алу күні мен төлем күнін ажыратсақ:
- Жеткізілім күні қоймаға әсер етеді: қалдық артады, Poster өзіндік құнды қайта есептейді. P&L-ге бұл сома кейінірек — тағамды сатқан немесе есептен шығарған сәтте — шығыс болып түседі.
- Төлемнің транзакция күні Cash Flow-ға әсер етеді, себебі ақша шоттан физикалық түрде дәл осы сәтте кетті.
Жеткізілім қосудың өзіңізге ыңғайлы тәсілін таңдаңыз немесе оларды араластырыңыз:
- компьютерде әкімшілік панелінде қолмен
- жеткізілімді excel-файлдан импорттау
- касса қосымшасында
- шот-фактураның фотосуреті бойынша Postie AI Assistant-те
· · · 🏃🏻♂️➡️ · · 🏁
4-сабақ. Есептен шығару
Өнім қалдықтары және оларды қалай жұмсау пайдаға тікелей әсер етеді. Қолмен есептен шығару — қалыпты нәрсе, егер олардың табиғатын түсінсеңіз.
Өнімдердің қайда жоғалып жатқанын көру үшін есептен шығару себептерін баптаңыз. Әрқайсысын кірістер мен шығыстар есебіндегі қай блокқа жатқызу керегін таңдаңыз: Өзіндік құн немесе Шығыстар:
- Бүліну — саясатыңызға байланысты «Шығыстарға» немесе «Өзіндік құнға» жатқызыңыз.
- Қызметкерлердің тамақтануы — бұл еңбекақы қорының бөлігі, сондықтан «Шығыстар» санатын таңдаңыз.
- Мәзірді пысықтау — мұны өнімді дамытуға салынған инвестиция деп қараңыз.
Есептен шығаруды күнделікті тіркемесеңіз, түгендеу үлкен жетіспеушілік көрсетеді, ал сіз оның не екенін білмейсіз: ұрлық па, бүлінген өнім бе, әлде жаңа тағам әзірлеуге көп жұмсадыңыз ба.
Есептен шығаруды кассада жасаңыз
Әдетте есептен шығаруды әкімшілік панелі арқылы жүргізеді, бірақ сынған стақан немесе бүлінген дайындама туралы ауысым соңына дейін жиі ұмытып кетеді. Түгендеу кезінде алшақтықтарды болдырмас үшін Кассада есептен шығару қосымшасын орнатыңыз. Бұл — менеджерді алаңдатпай, шығындарды кассада тіркеуге мүмкіндік беретін серіктестік интеграция.
· · · · 🏃🏻♂️➡️ · 🏁
5-сабақ. Касса тәртібі
Касса ауысымы — ақша жәшігіндегі қолма-қол ақшаны дәл бақылауға арналған құрал. Ол жұмыс қорытындысын шығарып, ақшаның нақты сомасы есептеулерге сәйкес келетініне көз жеткізуге мүмкіндік береді.
Poster осы көрсеткіштерді салыстырады, ал айырма пайда болса, себебін тез табуыңыз үшін бұл туралы белгі береді.
Касса ауысымдары неден тұрады
Бақылаудың негізінде екі баланстың салыстырмасы жатыр. Бұл «Күту мен Шындыққа» ұқсайды, мұнда сіздің міндетіңіз — олардың сәйкес келуі.
Есептік баланс
Бұл — бағдарлама нұсқасы бойынша кассаңызда қанша ақша болуы керегін көрсетеді. Poster касса арқылы жүргізген барлық сатылымды, шығысты және енгізуді санайды.
Нақты баланс
Бұл — сіз қолмен қайта санап, касса ауысымын жапқанда көрсететін нақты сома. Бұл — жәшікте физикалық жатқан ақша.
Есептік баланс қалай қалыптасады
Жүйе қарапайым формуланы пайдаланады. Ол ауысымды ашқан соманы алады, барлық түсімдерді қосады да, барлық шығыстарды шегереді.
Формула былай көрінеді:
Есептік баланс = Ауысымды ашу + Қолма-қол түсім + Кірістер — Шығыстар — Инкассация
Ауысымдағы қолма-қол түсімге тек осы нақты ауысымды ашқаннан жапқанға дейінгі уақыт аралығында жасалған сатылымдар ғана кіреді.
Ауысымға қандай транзакциялар кіреді
Қаржылық операциялардың барлығы бірдей касса ауысымына әсер ете бермейді. Кассадағы әрекеттер мен әкімшілік панеліндегі әрекеттердің айырмашылығын түсіну маңызды.
Касса қосымшасындағы транзакциялар
Транзакцияларды — енгізулерді, шығыстарды — тікелей планшетте құрсаңыз, олар касса ауысымында көрсетіледі. Бұл жаңа жеткізілімдерге де қатысты: оларды кассада төлеу үшін қолма-қол түсімге жауап беретін шотты таңдасаңыз, бұл жәшіктегі қолма-қол ақшаны азайтады.
Әдепкі бойынша мұндай транзакциялардың санаты «Кассалық ауысымдар» болады. Есептілік үшін оны өзгерту мақсатында әкімшілік панеліндегі Қаржы → Кассалық ауысымдар бөлімінде қажет транзакцияның тұсындағы Өңд. батырмасын басыңыз.
Әкімшілік панеліндегі транзакциялар
Браузер арқылы әкімшілік панелінде қолмен құрылған транзакциялар касса ауысымында көрсетілмейді. Жүйе бұл ақша шоттар арасында жүреді, бірақ мекеменің физикалық кассасынан өтпейді деп есептейді.
Ауысым жабылғаннан кейін не болады?
Қолма-қол және қолма-қол емес түсім, сондай-ақ эквайринг комиссиясының пайызы бір транзакциямен есептеледі. Бұл деректер Cash Flow есебіне түсіп, бизнесіңіз кірісінің басым бөлігін құрайды.
Неге қызыл нүкте пайда болады
Кейде ауысымдар тізімінде ашу сомасының жанында қызыл белгіні көруіңіз мүмкін. Бұл — белгі: осы ауысымның ашу сомасы алдыңғы ауысымның жабу сомасынан өзгеше.
Мысалы, кеше ауысымды бір қолма-қол қалдықпен жапты, ал бүгін таңертең азырақ сомамен ашты. Түн ішінде айырма қайда кетті?
Ықтимал себептері:
- Қызметкерлер ұсақ ақшаны санауды ұмытты.
- Планшетте соманы енгізгенде қателесті.
- Қолма-қол қалдықты дұрыс санамады.
- Кеше кешке өз шайпұлдарын кассаға санады, ал бүгін оларды алып кетті.
Түзету үшін әкімшілік панелінде қажет ауысымды ашып, қате транзакцияның тұсындағы Өңд. батырмасын басыңыз. Соманы дұрысына өңдеңіз. Бетті жаңартқаннан кейін нүкте жоғалады.
Poster: жаңалықтар мен өнім жаңартулары
Біз Poster-ді үнемі жетілдіріп отырамыз: есепті жеңілдететін әрі уақытыңызды үнемдейтін жаңа функциялар, интеграциялар мен есептер қосамыз. Мекемеңіз үшін маңыздысын өткізіп алмау үшін жаңартулар бетіне кіріп тұрыңыз.
Жаңарту немесе қызыл касса ауысымы
Нақты баланс есептік балансқа тең болмаса, Poster өз есептеулерін жабу кезінде көрсетілген шындыққа «бейімдейді». Ол үшін жүйе Жаңарту деп аталатын түзетуші транзакция құрады.
Жаңарту неге пайда болады
Жаңарту сомасы = Нақты баланс — Есептік баланс
Бұл — математика мен шындық арасындағы айырма. Ең жиі себептері:
- Кассадағы қолма-қол қалдықты қате көрсетті.
- Транзакция құруды ұмытты, мысалы, таксиге ақша алды да, жазбады.
- Тауар жеткізілімі үшін қолма-қол төлемді енгізуді ұмытты.
- Керісінше — бір транзакцияны бірнеше рет қосты.
Транзакциялардағы қателерді қалай түзету керек
Ауысым жабылып қойса және сіз қате тапсаңыз, мысалы, үлкен сомаға жаңарту болса, оны әкімшілік панелінде түзетіңіз.
Транзакция сомасын қалай өзгерту керек
- Қаржы → Кассалық ауысымдар бөліміне өтіңіз.
- Мәліметтерді ашу үшін қажет ауысымды басыңыз.
- Қате транзакцияның тұсындағы Өңд. батырмасын басыңыз.
- Дұрыс соманы жазып, сақтаңыз.
Транзакция уақыты ауысымды жабу уақытымен сәйкес келсе, транзакция уақытын 1 минут артқа жылжытыңыз.
Ұмыт қалған транзакцияны қалай қосу керек
- Касса ауысымының мәліметтерінде + Транзакция қосу батырмасын басыңыз.
- Түрін таңдаңыз: кіріс, шығыс немесе инкассация.
- Соманы, түсініктемені көрсетіп, қызметкерді таңдаңыз.
Транзакция есепке кіру үшін оның уақыты осы ауысымды жабу уақытынан кемінде 1 минут аз болуы керек.
Команданы ақшаны мұқият қайта санауға және кез келген алшақтыққа түсініктеме беруге үйретіңіз. Бұл сіздің тыныштығыңыз бен ақшаңызды сақтайды.
Әкімшілер мен даяшылар қолма-қол ақша және түбіртектермен сенімді жұмыс істеуі үшін оларға касса жұмысы туралы курстың сілтемесін жіберіңіз.
🧮 Касса жұмысы туралы курсқа тіркелу →
Практикалық тапсырма: Ауысымдар мұрағатын қараңыз. Қызыл нүктелері немесе жаңартулары бар ауысымдарды табыңыз. Кемінде осындай үш жағдайдың себебін түсінуге тырысыңыз.
· · · · · 🏃🏻♂️➡️ 🏁
6-сабақ. Cash Flow және P&L есептері
Табысты мейрамхана екі қаржылық тірекке сүйенеді: өтімділік пен табыстылық. Өтімділік дәл қазір шоттарда ақшаның болуына кепілдік береді, ал табыстылық бизнес-модельдің жалпы тиімділігін көрсетеді.
Осы көрсеткіштерді бақылау үшін екі негізгі есеп бар: Cash Flow және P&L. Сандар негізінде салмақты басқарушылық шешім қабылдай алуыңыз үшін оларды егжей-тегжейлі қарастырайық.
Cash Flow — Ақша қозғалысы
Не туралы: Әмияндағы нақты ақша. Сұрақ: «Ертең жалдау ақысы мен сатып алуға ақшам жете ме?» Ұстаным: Ақша қозғалысын транзакция фактісі бойынша, яғни ақша нақты келген немесе кеткен кезде көрсетеді.
Касса үзілістерін көрсетеді.
P&L — Пайда мен Шығын
Не туралы: Бизнестің тиімділігі. Сұрақ: «Мен айына нақты қанша таптым?» Ұстаным: Есептеу әдісі, ол сомаларды нақты төлем емес, міндеттеме пайда болған күн бойынша тіркейді.
Операциялық және таза пайданы көрсетеді.
Неге есептердегі сандар әртүрлі?
Елестетіңіз: сіз бір айға төлемді кейінге қалдырып, өнімнің үлкен партиясын сатып алдыңыз.
- P&L-де: өзіндік құн тағам сатылған немесе есептен шығарылған сайын, төлем күніне қарамастан, шығысқа енгізілді, сондықтан пайда азайды. Бұл — бүгінгі тиімділігіңіз туралы шындық.
- Cash Flow-да: Ақша әлі де шотта, себебі жеткізушіге әлі төлеген жоқсыз. Бұл — әмияныңыз туралы шындық.
Бизнесті толыққанды басқару үшін сізге екі есеп те қажет.
Бүгінгі ақшаны басқару үшін Cash Flow-ды, ал тиімділікті талдау мен болашаққа стратегиялық жоспарлау үшін P&L-ді пайдаланыңыз.
Енді сізде негіз бар: дұрыс шоттар, түсінікті шығыс санаттары және есептерді оқу дағдысы. Осы тәртіпті ұстаныңыз, сонда Poster сізге нақты қаржылық есеп жүргізуге және жасырын ақшаны табуға көмектеседі.
🏁 🥇 🏁
Poster-мен жұмыс істеп жатқан 27 000+ мекемеге
қосылыңыз
Дәл қазір аккаунт жасаңыз. Алғашқы 15 күн тегін.
Тегін қолданып көру