Управление рестораном, 9 правил менеджмента ресторана в Казахстане

Управление ресторанным бизнесом дело непростое, основные процессы завязаны на владельце или менеджере — это люди, которые несут ответственность за работу персонала и ресторана в целом. В этой статье мы поговорим про управление рестораном, разберем, кто же такой управляющий, какие у него обязанности и как можно улучшить его навыки.

Ключевые выводы

• 9 правил менеджмента охватывают миссию, финансы, HR, маркетинг и сервис.
• Расходы планируют от своих договоров, а не от усреднённых цифр из статей.
• Рыночные ориентиры РК: аренда 5 200–10 000 ₸/м², средняя зарплата в отрасли 284,2 тыс. ₸.
• Поверх фонда оплаты труда заведение платит около 17,5% налогов и отчислений.
• Санитарные требования, алкогольная лицензия и фискализация — личная зона управляющего.
• KPI «дневной чек» и «заполняемость» контролируют эффективность.
• Делегирование и SOP освобождают время владельца для стратегии.
• Непрерывное обучение персонала поддерживает стандарт сервиса.

Обязанности управляющего рестораном

Под руководством администратора находятся:

• официанты и кассиры,

• работники склада,

• закупщики,

• хостесс.

Управляющий также следит за финансами заведения, занимается продвижением и участвует в каждом процессе в ресторане, кроме приготовления еды.

Разберем основные обязанности менеджера ресторана:

1. Управление персоналом — установка правил работы для персонала и контроль за их выполнением, организация обучения персонала и создание корпоративной культуры.

2. Управление финансами ресторана — если в заведении нет бухгалтера, то менеджер контролирует начисления и выплаты зарплаты, следит за отчетностью по расходам и прибыли ресторана, а также сокращает ненужные расходы.

3. Стратегия развития ресторана и его продвижение — анализ рисков работы, продвижение бренда и реклама ресторана в интернете.

4. Решение организационных вопросов — ремонт и замена оборудования, униформа персонала, планирование поставок, редактирование и обновление сезонного меню ресторана.

Это ключевые задачи управляющего рестораном, но многие из них выполняются другими людьми: кладовщиком, бухгалтером, маркетологом и шеф-поваром. Задача управляющего — быть в курсе всех дел и контролировать выполнение работы персоналом.

9 правил менеджмента ресторана

Опыт работы успешных ресторанов показывает, что везде нужны правила, они помогут улучшить ресторанный менеджмент и избежать основных ошибок рестораторов. Разберем основные моменты, которые важны в управлении рестораном.

1. Составление стратегии развития заведения

Менеджмент в ресторанном бизнесе это основа, так как именно управляющий с владельцем составляют план развития ресторана. Поэтому перед тем, как планировать бюджет и найм персонала нужно составить общую стратегию развития ресторана. Главное в такой стратегии — уметь прогнозировать окупаемость бизнеса и знать какие могут быть риски ресторанного бизнеса.

Из чего состоит стратегия развития ресторана:

• Маркетинговая стратегия.

• Анализ конкурентов.

• Определение целевой аудитории.

• План по обучению персонала.

• Прогнозирование бюджета и окупаемости.

• Оценка рисков ресторана.

Еще на этапе составления бизнес-плана кафе нужно провести оценку рисков ресторана, так, во время прогнозирования рисков, срок окупаемости может увеличиться.

2. Эффективное управление финансами ресторана

В ресторане есть определенный оборот финансов: закупка продуктов → прибыль от продажи → выплата зарплаты персоналу и т. д.

Часть прибыли всегда находится в денежном потоке и задача управляющего мониторить их.

Начать мониторинг финансов стоит с планирования ежемесячных расходов ресторана, куда входят непостоянные и операционные расходы. Но планировать их стоит не «по среднему из интернета», а от двух вещей: от собственных договоров и от рыночных ориентиров Казахстана.

Что можно взять из рынка. Три статьи расходов имеют публичные ориентиры, на которые можно опереться при планировании:

Последняя строка — та, на которой чаще всего ошибаются. Если вы заложили в план фонд оплаты труда в 3 млн ₸, реально из кассы уйдёт около 3,5 млн ₸.

Что нужно подставить своё. Коммунальные платежи, интернет, тариф онлайн-кассы, стоимость лицензий и разрешений — эти суммы нельзя взять из статьи, они считаются по вашим счётчикам, площади и договорам. Задача управляющего — один раз собрать их в таблицу и потом обновлять, а не пересчитывать каждый месяц заново.

Отдельно держите в голове налоговый режим. С 2026 года ставка по специальному налоговому режиму на основе упрощённой декларации — 4% от дохода, с возможностью корректировки маслихатами, а порог обязательной постановки на учёт по НДС — 43 250 000 ₸ годового оборота. От выбора режима зависит и налоговая нагрузка, и цены в меню.

Когда абсолютные суммы собраны, проверьте их долями от выручки: фудкост обычно укладывается в 28-35%, фонд оплаты труда — в 15-20%, аренда — в 10-20%. Если какая-то статья систематически выходит за границы, проблема не в конкретном месяце, а в модели заведения. Полный разбор с готовым расчётом по алматинскому кафе — в статье о том, как сократить расходы ресторана.

Такое планирование покажет, сколько чистой прибыли реально остаётся у заведения. Удобнее всего вести такой отчет в программе автоматизации, чтобы не создавать таблицы и вручную не подсчитывать итоговые суммы — программа сделает все за вас, нужно только заполнить категории расходов, сумму и дату. Такие готовые отчеты помогают сэкономить время на мониторинге и рутинной работе и направить его на развитие ресторана. Для небольших форматов подойдет система автоматизации для кафе с теми же финансовыми отчетами. Нужно также не забывать о контроле и увеличении среднего чека ресторана, анализе калькуляционных карт блюд, а также регулярно проводить инвентаризацию в ресторане.

Система автоматизации в ресторане

Чтобы упростить менеджеру ресторана работу с финансами — установите программу учета Poster. Она поможет контролировать все транзакции, которые создают сотрудники на терминале, а также в админ-панели.

В конце рабочего периода менеджер сможет посмотреть итоговый финансовый отчет и оценить финансовый результат работы ресторана.

3. Процесс создания и редактирования меню ресторана

Разработкой меню для ресторана и созданием технологических карт для блюд занимается шеф-повар, но задача менеджера проанализировать меню в целом — насколько маржинальные блюда в меню, какой у них фудкост и подходят ли они в целом под концепцию заведения. Также менеджер может участвовать в создании меню и расчете калорийности блюд, чтобы оценить какое оборудование потребуется для приготовления и какое будет разнообразие ингредиентов. Когда у вас большое меню, то есть вероятность, что будут издержки в списании продуктов, а хранить все в замороженном виде не всегда есть возможность.

Если есть вопросы по некоторым позициям и непонятно как сократить меню, лучше взглянуть на отчеты продаж, например, ABC-анализ. Он покажет какие блюда продавать прибыльнее, а какие можно вовсе убрать.

4. Управление персоналом

Люди — это самое главное звено. Повара и официанты должны получать навыки и мотивацию для работы — это прямая задача управляющего. Также менеджер ресторана должен участвовать в найме персонала и следить за качественной работой каждого сотрудника.

Как нанимать персонал

В приоритете персонал кухни и зала, так как на этих людях завязана работа всего ресторана. При приеме на работу изучите предыдущий опыт работы кандидата и обращайте внимание на его желание учиться и развиваться — такие люди останутся надолго в команде.

Обязательно проверяйте навыки поваров перед приемом на работу: попросите его расписать рецепт приготовления одного из блюд в вашем меню, чтобы понять примерный уровень его подготовки. Следующим этапом будет приготовить это блюдо.

Для работников зала нет особых проверок, тут стоит обращать внимание на манеру общения, дружелюбность и коммуникабельность. Мы подробно рассказали о найме сотрудников в статье «Как правильно подобрать персонал в ресторан».

График работы

Спланировать график поможет правильно подобранное количество персонала. От количества людей в смене напрямую зависит эффективность работы кухни и зала. Если людей не хватает, то от этого будет страдать сервис в ресторане и его репутация.

При составлении графика смен учитывайте загруженность ресторана, например, в субботу вечером на кухне должно быть больше поваров, чем в среду. Воспользуйтесь графиком продаж, чтобы наглядно посмотреть, когда в заведении самые загруженные дни и часы.

Обучение персонала

Обучение сотрудников — это то, на чем не стоит экономить. Внедрите обучение во время стажировки новых сотрудников, сделайте журналы с процессами ресторана и правилами, подберите обучающие книги про сервис, кулинарию, хранение продуктов в ресторане. Не забывайте о том, что обучать нужно и сотрудников, которые работают у вас давно. Тренинги, повышения квалификации и мастер-классы помогут улучшить навыки персонала и сделать сервис в ресторане лучше. Мотивируйте персонал как финансово, так и эмоцинально — это поможет сотрудникам оказывать еще лучший сервис.

5. Улучшение сервиса для клиентов

Улучшение сервиса напрямую связано с обслуживанием клиентов. Это еще один повод уделить внимание обучению официантов и контролю качества в ресторане. Впечатление гостя складывается из трёх вещей: еды, атмосферы и того, как его обслужили. И если первые две меняются редко, то качество сервиса колеблется от смены к смене — именно поэтому оно требует постоянного контроля со стороны управляющего, а не разовой настройки.

Чтобы поднять уровень сервиса, управляющий должен прислушиваться к гостям, смотреть книгу жалоб и читать отзывы в соц. сетях ресторана.

Варианты улучшения сервиса в ресторане:

• приветствуйте гостей у столика или прощайтесь на выходе;

• предлагайте гостям за ожидание бесплатные напитки или десерты;

• отвечайте на отзывы посетителей лично, на жалобы и сложных гостей реагируйте сразу;

• ставьте себя на место посетителя, чтобы оценить комфорт ресторана;

• воспользуйтесь услугой «тайный гость» в ресторане для дополнительной оценки сервиса;

• добавьте в ресторане возможность работы с депозитным бронированием столов.

Гости, которые однажды остались недовольны сервисом в вашем ресторане, могут вернуться к вам, если их жалобу рассмотрели и приняли меры. Но такие посетители будут более придирчивы к сервису и ресторану в целом. Поэтому важно на начальном этапе сделать сервис таким, чтобы у посетителей не было причины оставлять жалобу или негативный отзыв. Если же недовольство гостя вышло в соцсети и превратилось в публичный скандал, действовать стоит по правилам антикризисных коммуникаций.

Понять, сколько прибыли приносит вам каждый клиент поможет показатель LTV гостя. Этот показатель показывает «пожизненную ценность» клиента, то есть общую сумму прибыли, которую получает ресторан за все время сотрудничества с конкретным гостем. В казахстанских заведениях его считают редко, и зря: он объясняет, почему удержание постоянного гостя обычно дешевле привлечения нового.

Показатель CAC (стоимость привлечения клиента) в свою очередь покажет, сколько средств ресторан тратит на привлечение одного клиента. Он поможет бизнесу понять эффективны ли ваши маркетинговые компании и рассчитать цену привлечения клиента в заведение.

6. Участие в организационных вопросах

Такие вопросы, как поставка ингредиентов, решаются на уровне кладовщика и повара, но управляющий также должен контролировать этот процесс и брать непосредственное участие в выборе поставщиков для ресторана. Банально, стоимость по накладной может отличаться от стоимости, на которую рассчитывал ресторан. Управляющему нужно принять решение о такой поставке — отменить или внести в расходы на поставку сумму больше. Менеджер ресторана должен полностью следить за процессом приемки товара в ресторан и процентом потерь продуктов или назначить ответственного, например, кладовщика.

Второй момент — заказ инвентаря, униформы для персонала и оборудования. Менеджер ресторана должен быть в курсе средних цен по рынку, чтобы приобрести оборудование не по завышенной цене. Также и с ремонтом оборудования, линейный персонал передает что не так с оборудованием и менеджер решает вопрос по замене или ремонту.

Управляющий должен принять решение о такой поставке — отменить или внести в расходы на поставку сумму больше, и в этом может помочь инструмент ИИ для ресторанов, который автоматически обрабатывает и анализирует накладные.

Что в Казахстане лежит лично на управляющем

Есть зона ответственности, которую нельзя делегировать шеф-повару или бухгалтеру, потому что проверяют за неё заведение целиком.

Санитарный контур. Работу объектов общественного питания регулируют санитарные правила, утверждённые приказом Министра здравоохранения РК от 17.02.2022 № ҚР ДСМ-16, а соблюдение проверяет Комитет санитарно-эпидемиологического контроля МЗ РК. Управляющему важно знать не текст целиком, а те его требования, которые ломаются в ежедневной работе: товарное соседство сырья и готовой продукции, температурные режимы хранения, раздельная обработка. Разбор с таблицей штрафов — в статье про правила хранения продуктов.

Алкоголь. Его реализация — лицензируемый вид деятельности. При этом ограничения по времени продажи, действующие для магазинов, на рестораны, бары и кафе не распространяются. А вот продавать алкоголь через интернет нельзя — подробнее об этом в материале про еду навынос.

Фискализация. Расчёты проходят через онлайн-кассу, и за корректность чеков отвечает заведение, а не кассир персонально. На практике это означает регулярную сверку: совпадают ли пробитые чеки с продажами в системе учёта. Расхождение здесь — это либо ошибка смены, либо злоупотребление, и находит его именно управляющий.

Ни один из этих пунктов не появляется в должностной инструкции сам собой, но именно они превращают «хорошего менеджера зала» в управляющего заведением.

7. Маркетинг и продвижение ресторана

Маркетинг в ресторанном бизнесе это то, без чего не получится сделать заведение популярным. Сарафанное радио, конечно, остается одним из успешных методов продвижения, но есть и более современные варианты. Например, сейчас актуальнее всего продвигать ресторан в интернете. А без личного сайта сложно и представить популярный ресторан.

Задача менеджера ресторана в том, чтобы найти подходящие каналы для рекламы ресторана и делать бренд популярнее. Будет хорошо, если получится делегировать продвижение ресторана маркетологу с опытом.

Будьте в тренде и следите за рынком общепита, так как правила меняются, кризис и пандемия не дают шанса оставаться на месте — появляется доставка еды, полуфабрикатов и продуктов.

8. Выбор удобной системы управления заведением

Инструменты для управления должны быть удобными, поэтому систему автоматизации нужно подбирать под потребности ресторана. Если в заведении есть барная зона, отдельно оцените программное обеспечение для бара, чтобы контролировать розлив и остатки алкоголя. Основные люди, которые будут работать с программой — официанты, управляющий и владелец. Другие сотрудники, обычно, используют только отчеты или бланки из таких программ.

Выбирать программу для учета в ресторане владельцу лучше совместно с управляющим, учитывая его опыт и потребности в функциях для ведения управленческого учета в ресторане.

Что может пригодится управляющему в системе автоматизации:

Возможность редактировать меню. Для каждого руководителя важно быстро и эффективно управлять меню. Если ингредиенты для блюда закончились, в Poster есть возможность быстро скрыть блюдо в QR-меню и в приложении для официантов.

Просмотр статистики и аналитики продаж. Будьте в курсе продаж и контролируйте статистику заведения в админ-панели в разделе «Статистика». Настройте для ваших сотрудников права доступа к разделам админ-панели, чтобы не беспокоиться о безопасности данных.

P&L отчет. Отчет о прибыли и убытках поможет проанализировать финансовую ефективность ресторана и спланировать его будущий рост. Проверяйте какие доходы получил ресторан за определенный период и какие расходы были осуществлены для того, чтобы получить данный доход, также какая прибыль получится в результате. Проверяйте данные в отчете в разделе «Финансы» в админ-панели.

Отчет по движению ингредиентов на складе. Проверка отчета по движению ингредиентов поможет всегда иметь актуальную информацию об остатках на складе и грамотно планировать закупку продуктов. Анализируйте отчет по движению в разделе «Склад» в Poster.

Контроль за рабочими сменами персонала. Учитывайте рабочее время сотрудников для расчета заработной платы. Персонал будет работать в заведении, а вы всегда сможете проверить время начала и окончания рабочего дня.

Наличие мобильного приложения для ресторанов. С Poster официанты смогут принимать заказы прямо на смартфоне и, не отходя от столика, отправлять пожелания гостей повару.

Плюс программа должна быть с удобным интерфейсом, чтобы не тратить много времени на ее изучение. С Poster у вас будет 15 бесплатных дней, чтобы протестировать все функции и выбрать удобный тариф для вашего ресторана. Если вы в поиске системы учета для вашего бизнеса, узнайте больше о преимуществах Poster перед другими pos-системами на странице сравнения с альтернативой r-keeper.

Подробнее о возможностях программ для автоматизации вашего бизнеса вы можете узнать из нашей подборки систем автоматизации ресторанов.

9. Повышение навыков менеджера ресторана

Персонал берет пример с лидера, поэтому управляющий также должен обучаться и повышать свою квалификацию. Есть большой выбор онлайн тренингов и книг по улучшению навыков менеджерства. Мы подобрали ТОП-5 книг, которые должен прочитать ресторатор.

Учится стоит не только для того, чтобы хорошо управлять рестораном, а ещё и для того, чтобы знать все тонкости ресторанного бизнеса и делиться опытом с вашим персоналом, быть для них наставником.

Итог

Хорошим менеджером не рождаются, навыки приходят с опытом и обучением. От управляющего ресторана зачастую зависит успех заведения и слаженная работа персонала. Нужно уметь правильно спланировать работу заведения, наладить график работы, чтобы ресторан работал как единое целое. Дополнительно к статье и рекомендуемым книгам можно посмотреть видео-курс по управлению своим заведением, в нем подробно рассказано про ведение ресторанного бизнеса — работа с персоналом, прогнозирование бюджета и маркетинг.

Часто задаваемые вопросы

Материалы по теме

• Маркетинг в ресторанном бизнесе
• Как правильно подобрать персонал в ресторан или кафе?
• Правила хранения продуктов питания в общепите: сроки хранения и товарное соседство
• Как правильно выбрать посуду для ресторана
• Сезонное меню в кафе и ресторанах
• Сервис в ресторане: стандарты обслуживания в ресторане
• Тайный покупатель в ресторане
• Топ-5 книг о ресторанном бизнесе
• Выбор поставщика продуктов в кафе
• Оборачиваемость места в ресторане и кафе
• Организация контроля качества в ресторане
• Как общаться со сложным гостем в кафе
• LTV ресторана или кафе, что это и зачем его считать?
• Миссия и цели ресторана
• ТОП-6 программ для ресторанов и кафе в Казахстане в 2026 году
• Что делать, если ресторанный бренд отменяют