Қазақстандағы кафе мен мейрамханада тауарды қоймаға қабылдау

Мейрамхана ашқанда автоматтандырып, дұрыс жолға қоюды қажет ететін процестер көп. Солардың маңыздысы — кафе қоймасына тауар қабылдау. Мақалада тауарды қалай дұрыс қабылдау керектігін, оны кім жасауы тиіс екенін және қоғамдық тамақтануда өнімді қабылдау қандай құжаттармен рәсімделетінін талдаймыз.

Негізгі тұжырымдар

• Тауарды қабылдау жеткізуші келген сәттен басталады, оны жауапты қызметкер бақылайды.
• Қабылдаудың сандық, сапалық және құжаттық түрлері бар.
• Шот-фактуралар, сертификаттар және жеткізушімен шарт қажет.
• Бақылаудың 8 кезеңі — көзбен шолудан бастап Poster-ге енгізуге дейін.
• Poster жеткізілімдерді автоматтандырады және қателерді азайтады. Толығырақ мейрамхананы автоматтандыру жүйесі туралы бейнеден қараңыз.

Қоғамдық тамақтануда тауарды қабылдау

Тауарды қабылдау процесі жеткізуші мекемеңізге келген сәттен басталады. Жеткізушіден сапалы тауар алу үшін қабылдау ережелерін сақтау керек. Ең алдымен тауардың сыртқы түріне, мерзімдеріне және оның құжаттарына назар аударыңыз. Қабылдаудың өзі бірнеше кезеңге бөлінеді, оларды персонал бақылауы тиіс. Өнім тоңазытқыштарға түсіп, аспаздар мен ас үй персоналының бақылауына өткенде тауарды қабылдау аяқталады.

Кафеде тауарды қабылдауға кім жауап береді

Қоғамдық тамақтану мекемелерінде тауарды қоймаға қоймашы, әкімші немесе шеф-аспаз қабылдай алады. Ең бастысы — бұл қызметкер қабылдаудың әр кезеңін бақылауы, тауарды қабылдау нұсқаулығын білуі және қоймаға түсетін тауарға жауап беруі тиіс.

Тауарды қабылдауға жауапты қызметкердің негізгі міндеттері:

• жеткізушіден тауарды қабылдап, оның саны мен сапасын тексеру;

• жеткізілімді есепке алу жүйесінің админ-панеліне қосу;

• өнімдердің қалай сақталатынын және қалай есептен шығарылатынын қадағалау: дайындауға, тағамды пысықтауға немесе дайындамаларға.

Мекеменің форматы мен көлеміне қарай мұндай қызметкерлер бірнешеу болуы мүмкін, мысалы, әр ауысымға біреуден.

Тауарды қабылдау процесіне қызметкер таңдау бойынша бірнеше ұсыныс:

1. Тауарды қабылдаумен жұмыс тәжірибесі бар адам айналысуы керек. Мысалы, қоймашы қораптардың дұрыс қойылғанын және ыдыстың зақымданбағанын бақылай алады.

2. Қабылдауды аспаз жасаса, барлық өнімнің сапасын дұрыс бағалау үшін ол ас үйдегі барлық процестен хабардар болуы керек.

3. Тауарды қабылдау кезінде персонал алаңдамай, өнімді сапалы қабылдауы үшін басқа процестерге тартылмауы тиіс.

Мейрамханада тауардың әр тобын қабылдауға әртүрлі адамдар жауап бере алады. Мысалы, азық-түлікті аспаз, ал сусындарды бармен қабылдайды. Шаруашылық тауарларына да қатысты — оларға қоймашыны немесе жинаушыны тағайындаған дұрыс.

Материалдық жауапкершілік туралы шарт

Өнім — мейрамхананың ақшасы екенін ұмытпаңыз. Егер сапасыз немесе басқа мөлшердегі тауар қабылданса, мекеме бүлінген тауар мен жетіспеушілік түрінде пайдасынан айырылады. Тауарды қабылдауға жауапты қызметкермен материалдық жауапкершілік туралы шарт жасасқан жөн. ҚР Еңбек кодексі бойынша мұндай шарт жұмысы тауар-материалдық құндылықтарды қабылдаумен, сақтаумен, босатумен және тасымалдаумен тікелей байланысты қызметкерлермен жазбаша түрде рәсімделеді. Егер кафеңізде қабылдауға бірнеше адам жауап берсе, ол ұжымдық (ортақ) болуы да мүмкін, оны жұмысқа қабылдағанда да, кейінірек те жасасуға болады.

Қоймашы пайдалана алатын тағы бір құжат — сенімхат. Құжаттарға арналған мөріңіз болмаса, жеткізушілерден тауар қабылдайтын қызметкерлерге сенімхат жасау қажет болады. Сенімхат қызметкердің тауарды қабылдау құжаттарына қол қою құқығын растайды.

Тауарды қабылдау түрлері

Қоғамдық тамақтануда тауарды қабылдаудың екі түрі бар: саны және сапасы бойынша. Кафеде екі нұсқа да қолданылады, өйткені кез келген өнімнің сапасын тексеріп, санын қайта санау керек.

Тауарды сапасы бойынша қабылдау нұсқаулығы

Тауардың сапасы жеткізушінің көзінше тексеріледі. Тауар сапа сертификатымен салыстырылады, жарамдылық мерзімдері тексеріледі. Қоймашы қосымша қабылданатын өнімнің сапасын көзбен бағалауы тиіс. Жарамдылық мерзімінің жақсы болуы әрдайым тауардың сапалы екенін білдірмейді — ол дұрыс сақталмай, бүлініп қалуы мүмкін. Тез бұзылатын өнімдердің иісі бағаланады. Барлық талап жеткізушінің көзінше бірден рәсімделеді және сол жерде сәйкессіздік актісі жасалады.

Тауарды саны бойынша қабылдау

Қабылдаудың бұл түрінде қоймашы тауардың санын тексеріп, оны шот-фактурамен салыстыруы тиіс. Әдетте жеткізуші әкелетін азық-түлік міндетті түрде сапасы бойынша да, саны бойынша да тексеріледі. Тек саны бойынша қабылдауға болатын жекелеген тауар санаттары бар, мысалы: шаруашылық тауарлары, ыдыс-аяқ, шығын материалдары.

Тауарды қабылдау кезінде қызметкер шот-фактурамен сәйкессіздікті анықтаса, жеткізілімді қабылдау үшін тауарларды қоймаға қабылдау және алшақтықтар актісін жасау қажет болады. Оны кафе тарапынан жауапты тұлға сол жерде толтырады, ал жеткізуші келіссе, ол жеткізушінің қатысуынсыз да рәсімделуі мүмкін.

Жеткізушімен шарт рәсімдеу

Кафеде жеткізушіні таңдау — жауапты процесс, дайын тағамдардың сапасы өнімнің сапасына байланысты болады. Сенімді жеткізушіні таңдауға көмектесетін бірнеше критерий:

• өнімге құжаттардың болуы;

• жаңа әрі сапалы тауарлар;

• тауарды жеткізудегі ұқыптылық;

• «баға — сапа» арақатынасы;

• тауарларды сақтау ережелерін және оларды тасымалдау ережелерін сақтау.

Әр жеткізушімен ынтымақтастық және тауар жеткізу туралы шарт жасасу керек. Шартта жеткізудің барлық шартын сипаттау маңызды, мысалы: қандай тауарлар жеткізіледі, шамамен саны мен бағасы, жеткізу қандай мерзімде болады және басқа да нюанстар. Шартта тауарды қабылдау мен сапаны тексеру қалай өтетінін де жазуға болады.

Жеткізушімен жеткізу кестесін және өнім тез таусылған немесе, керісінше, әлі қалдықта болған жағдайда оны түзету мүмкіндігін талқылап, шартқа жазу маңызды.

Шартта төлем туралы тармаққа ерекше назар аудару керек. Ынтымақтастықтың басында-ақ өнім үшін төлем нұсқалары мен тәсілдері талқыланады. Кейбір жеткізушілер тек қолма-қол ақшасыз жұмыс істейді, ал басқаларымен қолма-қол есеп айырысуға болады.

Poster қалай жұмыс істейтінін өзіңіз көріңіз

Есепке алу бағдарламасының артықшылықтарын тегін әрі тіркелусіз бағалаңыз:

• Қаржылық есептер
• Қойма есебі
• Статистика және аналитика
• Маркетинг және т. б.

Демо көру

Жеткізушілермен өзара есеп айырысу

Жеткізілімдерді төлеу — тауарды қабылдаудағы маңызды процесс. Қоғамдық тамақтануда жеткізілімдер бойынша өзара есеп айырысудың бірнеше нұсқасы бар:

• өнім жеткізілгеннен кейін бірден жеткізілімді толық төлеу;

• төлемді бірнеше күнге немесе ай соңына дейін кейінге қалдыру;

• тауар үшін бөліп төлеу.

Төлемдер тарихын жоғалтпау және жеткізушімен қарызға есеп жүргізу үшін кафеге арналған автоматтандыру жүйесін пайдаланыңыз. Мысалы, Poster бағдарламасында жеткізілімді төлеу нұсқасын көрсете аласыз. Бағдарламаға қабылдау бланкін қосқанда жеткізілімді толық, ішінара төледіңіз бе, әлде төлем өтпеді ме — соны көрсетіңіз. Барлық жеткізілімдер тізімінде қайсысы төленгенін, қайсысы төленбегенін көресіз — жанында берешек сомасы тұрады.

Poster жеткізілімдерді жекелеген жеткізушілер бойынша сүзуге мүмкіндік береді, бұл нақты тауарлар туралы ақпаратты және әр жеткізілімнің төлем мәртебесін оңай табуға көмектеседі.

Жүйеде төлемдер мен берешектер тарихы да бар, ол ағымдағы қарыздарды, ішінара төленген шоттарды және аяқталған транзакцияларды жылдам қарауға көмектеседі. Бұл қаржыны бақылауды жеңілдетеді, төлемдерді уақытында жоспарлауға, мерзімді өткізіп алмауға және мекеменің қаржылық тәртібін сақтауға көмектеседі.

Тауарды қабылдау кезіндегі құжаттар

Өнімді дұрыс қабылдау әрқашан құжаттармен бірге жүреді, олар көп болады, сондықтан әрқайсысын түсіну керек.

Бухгалтерлік құжаттар

Бұл — тауарлардың саны, бағасы, жеткізу шарттары сипатталған құжаттар бөлігі. Тауарды жеткізушіден беру кезінде бірге жүретін бухгалтерлік құжаттар:

• Тауарлық шот-фактура — азық-түлік жеткізілімінің басты құжаты. Шот-фактурада әрқашан тауарлардың атауы, саны, бағасы және жалпы сомасы көрсетіледі. Онда жеткізуші мен мекеменің деректемелері туралы ақпарат болады.

• Салықтық шот-фактура — ҚҚС-пен жұмыс істейтін жеткізушілер жазып береді. Қазақстанда бұл электрондық құжат: ЭШФ «Электрондық шот-фактуралар» ақпараттық жүйесінде (ИС ЭСФ) жазылады, ал оны жазу қағидалары мен нысаны ҚР Қаржы министрінің бұйрығымен бекітілген.

• СНТ — тауарларға арналған ілеспе құжат. Ол да ИС ЭСФ-те рәсімделеді және тауарлардың жекелеген санаттары мен орын ауыстырулар үшін қажет. Қабылдау үшін маңызды нюанс: ЭШФ-ны СНТ негізінде жазуға болады, ал СНТ қабылданбаса, соның бойынша жазылған ЭШФ қабылданбаған күннен бастап үш жұмыс күні өткен соң жойылады. Сондықтан қабылдайтын қызметкер жүргізушінің қолындағы қағаздарды ғана емес, жүйедегі құжаттардың мәртебесін де қадағалағаны жөн.

• Тауар-көлік шот-фактурасы — егер тауарды көлікпен жеткізсе, шот-фактурада бағыт пен көлік қызметтерінің мәліметтері жазылады.

Өнімге арналған құжаттар

Құжаттардың екінші жинағы — өнім сапасының растамалары, бұл қағаздар азық-түлік жеткізетін әр жеткізушіде міндетті түрде болуы керек. Тауарлардың әртүрлі топтарымен қандай құжаттар жүруі тиіс екенін талдайық:

• Ет пен балық — ветеринарлық куәлік міндетті. Етте таңба болуы мүмкін.

• Жемістер мен көкөністер — жиналған жері мен өндірушісі туралы ақпараты бар затбелгі болуы керек.

• Бакалея — сәйкестік құжаттары: Кеден одағының техникалық регламентіне сәйкестік декларациясы немесе сертификаты. Қазақстан ЕАЭО-ға кіреді, сондықтан тамақ өнімі өз қауіпсіздігін КО ТР 021/2011 «Тамақ өнімдерінің қауіпсіздігі туралы» регламенті бойынша растайды.

• Жұмыртқа — мөртабан, затбелгі және ветеринарлық куәлік.

• Сүт өнімдері — өндірушіден алынған сапа сертификаттары.

Сапалы тауарды қабылдау критерийлері

Қоғамдық тамақтануда тауарды қабылдаудың бірнеше маңызды критерийі бар. Көліктен бастап суық тізбектің сақталуына дейін бәрі тексеріледі. Тауардың сапалы әрі бүлінбей келгеніне көз жеткізу үшін мұның бәрін тексеру маңызды. Азық-түлікті қабылдағанда неге назар аудару керек:

• Көліктің таза салоны — кафеңізге келетін өнімдер жеңіл көліктің жүксалғышы болсын, жүк көлігінің фургоны болсын, таза көлікпен жеткізілуі тиіс. Көліктегі барлық жабын таза әрі зақымданбаған болуы керек, жеткізуші мен жүргізуші тасымалдау кезінде өнімдер тұратын орынды жууға және залалсыздандыруға міндетті.

• Өнімдерді сақтау және тауар көршілестігі — тасымалдау кезінде өнімді сақтау ережелерін ешкім жоққа шығармайды. Мекемедегідей көлікте де өнімдер еденде емес, паллеттерде тұруы керек. Тауар көршілестігінің де рөлі үлкен — ет сүт өнімдерінің қасында тұра алмайды, мұндай тауарлар бөлек немесе вакуумдық ыдыста жеткізілуі тиіс.

• Температуралық режим — көлікте өндіруші қаптамада көрсеткен температура сақталуы керек. Мысалы, ет пен сүт өнімдерін рефрижераторлары бар арнайы көліктермен тасымалдау қажет. Десерттер мен тәттілер де, әсіресе жазда, тоңазытқышы бар көлікпен жеткізілуі тиіс.

• Қаптаманың сапасы және таңбалау — тасымалдау кезінде қаптама бұзылмауы керек. Егер ол зақымданса, өнімді бүлінген деп санауға болады. Таңбалау әр өнімде болып, ол туралы барлық ақпаратты қамтуы тиіс (өндірілген және өткізілетін күні, өнімнің құрамы, өндіруші туралы ақпарат).

• Ілеспе құжаттар — жүргізушінің қолында барлық бухгалтерлік құжат пен өнімге арналған сертификаттар болуы керек.

• Өнімнің сапасы — ең басты критерий: көлік пен құжаттар ретінде болып, ал өнім бүлінсе, мәселе оның сапасында, мұндай өнім өндірушіге қайтарылады.

• Суық тізбекті сақтау — температуралық режимді тауарды өндірушіден қабылдаған сәттен бастап, тасымалдау кезінде, кафеде қабылдаудың өзінде және тауар қоймаға түскенге дейін сақтау керек. Егер бұл мұздатылған тауар болса, ол қабылдау кезінде еріп, кейін қайта мұздатылмауы тиіс. Мұндай жағдайда тауар бүлінеді.

Тауарды қабылдау кезеңдері

Қабылдауға жауапты персонал бәрін дұрыс жасауы үшін кафеде өнімді қабылдау процесін кезеңдерге бөлген дұрыс.

1. Құжаттарды тексеру

Қоймашы ең алдымен барлық құжаттың бар-жоғын тексеріп, оларды зерделеуі тиіс. Мыналарға көз жеткізу керек:

• тауарлардың барлық атауы мен саны шот-фактурамен сәйкес келеді;

• құжаттарда кафенің деректемелері дұрыс көрсетілген (атауы, мекенжайы, БСН/ЖСН және жеткізу күні);

• барлық өнімге сапа сертификаттары бар.

2. Тауардың саны мен сапасын тексеру

Өнімнің сапасына көз жеткізу үшін қоймашы:

• қаптама мен ыдыстың бүтіндігін қарап шығуы;

• тауарлар мен ыдыстағы таңбалауды тексеруі — тауардың мерзімі өтпегеніне, салмағы мен атауы дұрыс көрсетілгеніне көз жеткізуі;

• жеткізілген тауардың санын қайта санауы;

• тауардың сапасына көз жеткізу үшін ыдысты немесе қаптаманы іріктеп ашуы (сыртқы түрін, иісін және күйін бағалауы);

• тауарлардың температуралық режимін тексеруі;

• тауарды қайта санап, салмақпен сатылатын өнім болса, оны өлшеп, шот-фактурадағы санымен салыстыруы тиіс.

3. Сұрыптың ауысуы болса, алшақтық актісін жасау

Қабылдау кезінде тауар іс жүзінде шот-фактурадағыдан аз болып шықса, қоймашы алшақтық актісін жасауы тиіс. Бұл акт жеткізуші сапасыз тауар әкелген жағдайда да жасалады.

Актіні екі данада рәсімдеп, қол қою керек: бір акт — сізге, екіншісі — жеткізушіге.

4. Тауарды қабылдауды растау

Саны мен сапасы бойынша мәселе болмаса, қоймашы қабылдау құжаттарына қол қойып, мөр басады. Осымен қоймашының тауарды іс жүзінде қабылдауы аяқталады. Әрі қарай тауар кафенің бақылауына өтеді.

5. Тауарды қоймаға жылжыту

Өнімді қабылдау орнынан қоймаға немесе мейрамханадағы тоңазытқыш жабдыққа жылжыту керек. Әрі қарай өнімдердің сақталуы мен сапасына аспаздар жауап береді.

6. Жеткізілімді автоматтандыру жүйесіне енгізу

Жеткізілім қабылданған соң қоймашы ол туралы деректерді автоматтандыру бағдарламасына енгізеді. Ол үшін жүйеде жеткізілім жасап, барлық атауды, санын және құнын қосу керек. Poster мейрамханаға арналған есепке алу жүйесінде шот-фактурасы бар дайын Excel кестесін жүктеуге болады, сонда барлық дерек жеткізілім бланкінде автоматты түрде көрсетіледі.

Шикізат жеткізілімдерін автоматтандыру жүйесінде есепке алу

Қойма есебін дұрыс жүргізу және кейін түгендеу жүргізу үшін бағдарламаға барлық жеткізілімді және олар туралы толық ақпаратты қосу керек: құны, саны, жеткізуші деректері, өнім кіріске алынған қойма.

Poster-ге жеткізілімді Қойма → Жеткізілімдер қойындысында қосуға болады. Бланкке шот-фактурадағы барлық дерек толтырылады.

Процесті одан әрі жеңілдету үшін шот-фактураларды автоматты түрде өңдеп, ақпаратты есепке алу жүйесіне қосатын мейрамханаларға арналған ЖИ негізіндегі шешімді пайдаланыңыз. Егер жеткізу тапсырыстарын қабылдасаңыз, біртұтас тамақ жеткізуді автоматтандыру жүйесі қоймаға келген өнімді алып кету тапсырыстары бойынша олардың шығысымен байланыстырады. Мейрамхана бизнесінің барлық қырын заманауи есепке алу жүйелерінің көмегімен басқарыңыз. Біздің мейрамханаларға арналған бағдарламалар каталогымен танысыңыз.

Мейрамханада тауарды қабылдау кезіндегі мәселелер

Тауарды қабылдаудың дұрыс емес процесі қойма есебіне әсер етеді, қоймада жетіспеушілік, сұрыптың ауысуы және тіпті артықшылық пайда болуы мүмкін. Онымен қалай күресуге және ақша жоғалтпауға болатынын талдайық.

• Жетіспеушілік — мәзірді және тағамдардың барлық құрамдасын толтырыңыз, ингредиенттерді өткізіп алмаңыз және брутто мен нетто (дайындағаннан кейінгі) салмағын дұрыс есептеңіз. Poster мейрамханаға арналған бағдарламасының көмегімен қалдықтар мен тауар қозғалысын нақты уақытта қадағалаңыз.

• Артықшылық — қоймашы жеткізілімді мұқият қабылдамай, шот-фактурамен алшақтыққа жол берсе, пайда болуы мүмкін. Бағдарламадағы қойма қалдықтарында тауардың артықшылығы пайда болса, оның есептен шығарылуын тексеру керек, мүмкін, ингредиент бағдарламадағы қандай да бір тағамның құрамына қосылмаған.

• Сұрыптың ауысуы — қоймашы шот-фактурадағы тауардың орнына басқа тауарды қабылдағандықтан болады. Сондай-ақ аспаздар дайындамада немесе тағамды пысықтауда қате жіберсе, сұрыптың ауысуы кафе жұмысы барысында да пайда болуы мүмкін.

Қоймада тауарды қабылдау — өнім ас үйге, одан әрі қонақтың табағына түсетін процесс. Қабылдау кезінде өнімдердің сапасын мұқият тексеру керек, қабылдау кезеңдерінің ретін сақтап, тауармен бірге жүретін барлық ілеспе құжатты тексеру маңызды.

Жиі қойылатын сұрақтар

Тақырып бойынша материалдар

• Кафе, мейрамханаға мәзір әзірлеу
• Мейрамхана немесе кафеге POS жүйесін қалай таңдауға болады
• Кафе немесе мейрамханаға CRM жүйесін қалай таңдауға болады
• Мейрамханадағы еңбекақы төлеу қоры
• Мейрамхананың шығындарын қалай қысқартуға болады: мейрамхана мен кафенің шығындарын басқару
• Мейрамханада немесе кафеде басқарушылық есепті қалай ұйымдастыруға болады?
• Мейрамханадағы шығасылар мен өнімдерді есептен шығару
• Мейрамханадағы тағамдардың маржиналдығы деген не
• Өңдеу кезіндегі өнім шығыны: мейрамханада қалдық пайызын қалай есептеуге болады
• Мәзір үшін тағамның калориясын автоматты түрде қалай есептеуге болады
• Қоғамдық тамақтанудағы тағам калькуляциясы: калькуляциялық картаны қалай құрастырып, есептеуге болады?
• Мейрамханалар мен кафелерге арналған тағамның технологиялық картасын қалай құрастыруға болады
• Мейрамханадағы орташа чек: мейрамхана немесе кафенің орташа чегін қалай арттыруға болады
• Мейрамхана мен кафедегі түгендеу
• Мейрамхана мен кафе мәзірінің ABC-талдауы
• Мейрамхананың пайдасы
• Мейрамхананың қаржысын қалай басқаруға болады
• 2026 жылы Қазақстандағы мейрамханалар мен кафелерге арналған ТОП-6 бағдарлама
• Мейрамханадағы бранч. Бұл не және оны қалай ұйымдастыруға болады
• Мейрамхананың шарап картасын қалай дұрыс құрастыруға болады?
• Мейрамханада бизнес-ланчты қалай ұйымдастыруға болады?
• Қазақстандағы алкогольге лицензия: қалай алуға болады және қанша тұрады