Қазақстанда мейрамханада немесе кафеде басқарушылық есепті қалай ұйымдастыруға болады?

Табысты бизнес деген не екенінен бастайық.

• Сізде пайда бар және бизнес залалсыздық нүктесінен жоғары жұмыс істейді.
• Кассалық алшақтықтар жоқ және сіз ақша қаражатының қозғалысын бақылайсыз.
• P&L мен Cash Flow арасындағы түбегейлі айырмашылық: Cash Flow — бұл тек ақшаның қозғалысы.

Басқарушылық есеп — мекемеңіздің болашағы. Сондықтан маркетингтік жоспармен қатар қанша таза пайда тапқыңыз және жұмсағыңыз келетінін міндетті түрде есептеу керек.

Негізгі тұжырымдар

• Басқарушылық есеп бөлімшелер мен тағамдардың нақты пайдалылығын көрсетеді.
• Негізгі есептер: P&L, Cash-flow, баланс, ABC-талдау.
• Деректер POS-тан, қоймадан және payroll-дан Poster жүйесіне жиналады.
• KPI-ды ай сайын салыстыру бағалар мен шығындарды түзетуге мүмкіндік береді.
• Көрнекі дашбордтар иеге шешім қабылдауды жеңілдетеді.

Кафеде есепті қалай ұйымдастыруға болады

• Жоспарлау мен болжаудан бастаңыз: жылдық бюджет дайындап, оны маусымдарға бөліңіз. Маркетологтың жұмысымен бірге әр маусымға қажетті бизнес-көрсеткіштерге жету үшін іс-әрекет жоспары құрылады.
• Сізде екі басты адам болуы керек: басқарушы және иесі. Басқарушы кассалық алшақтық болмауын қадағалайды, ал иесі мейрамхана бизнесін ұйымдастыруға, мекемесінің өсуі мен масштабталуына назар аударады.
• Есептілікті үнемі жүргізіңіз.

P&L

Poster-дің ыңғайлы әрі түсінікті P&L есебінің көмегімен бизнестің пайдалылығы мен өтелімін бағалаңыз.

• әртүрлі кезеңдерді салыстырыңыз
• түсімдердегі, өзіндік құндағы және басқа шығындардағы өзгерістерді оңай бағалаңыз
• басқарушылық өзгерістерді есепке алу жүйесіне бірден енгізіңіз

Тегін қолданып көру

Басқарушылық есептің есептері

1. Ақша қаражатының қозғалысы туралы есеп (АҚҚ) — ең маңызды құрал, оны жылдың басынан аяғына дейін үнемі жүргізгенде ғана жұмыс істейді. Ақша қайда кетеді және ол қаншалықты сауатты жұмсалады деген сұрақтарға жауап береді.
2. Пайда мен залал туралы есеп — әрі қарай қайда қозғалу керектігін және бизнес қайда бара жатқанын көрсетеді. Мекеме пайдалы ма деген сұраққа жауап береді.
3. Бухгалтерлік баланс тоқсанына бір рет, мекемеңіздің активтері мен пассивтерін тексергенде жасалуы керек. Бизнесіңіз қанша тұрады деген сұраққа жауап береді.

Мейрамхана ұйымының құрылымы

Мекеменің активтері:

• Айналымнан тыс: ыдыс, жабдық және т. б.
• Айналымдағы: қорлар, ақша, дебиторлық берешек

Мекеменің пассивтері:

• Меншікті капитал
• Ұзақ мерзімді несиелер
• Қысқа мерзімді несиелер

Басқарушылық есеп бойынша қандай есептер болады

• Күнделікті
• Апталық
• Айлық
• Тоқсандық
• Жарты жылдық
• Жылдық

Қосымша есептердің бірі — АВС-талдау, ол белгілі бір параметрлер бойынша саралайды: А — 50%, В — 30% және С — 20%. Сатылымды, түсімді және маржиналдықты қараймыз. Бұл есеп апта сайын жасалуы керек!

Мәзір инжинирингі есебі

Бұл — тағамдарды сату есебі. Тағамдардың 4 позициясы бар:

1. Жұлдыздар — танымалдығы да, пайдалылығы да жоғары позициялар.
2. Жылқылар — танымалдығы жоғары, бірақ пайдалылығы төмен позициялар.
3. Жұмбақтар — танымалдығы төмен, бірақ пайдалылығы жоғары позициялар.
4. Иттер — танымалдығы да, пайдалылығы да төмен позициялар.

Кафеде бір жылға алдын ала басқарушылық есеп құрғанда, оған маркетингтік іс-әрекеттердің сәйкестендірілуін қадағалауыңыз керек. Тағамдардың маусымдар бойынша танымалдығын бақылап, сауатты мәзір жасаңыз.

Есептерді әр қызметкер бойынша жүргізу керек. Кафеге арналған бағдарламада әр қызметкер бойынша деректерді бақылаудың арқасында әрқайсысының түсімін, орташа чегін және т. б. көре аламыз.

Шығыстар мен шығындар

Басқарушылық есепте олар мынадай болады:

• Айнымалы. Пайызбен анықталады.
• Тұрақты — ақшамен.
• Шартты-тұрақты. Теңгемен де, пайызбен де анықталады
• Бақыланатын және бақыланбайтын.
• Тікелей және жанама

Басқарушылық есеп бойынша есептеулерді бастар алдында не істеу керек

• Маркетингтік зерттеу жүргізу
• Жылды талдап, нарықты түсіну
• Маусымдылықты есте сақтау
• Штат кестесін есептеу
• Нарық пен бәсекелестерді талдау
• Орташа чектің өзіндік құнын есептеу
• Өткен жылғы барлық шығындарды талдау
• АҚҚ есебін дайындау
• «Төлем күнтізбесін» құру — белгілі бір кезеңде кімге және қанша төлеуіңіз керек
• Ақша қаражатының қозғалысы бюджетін құру — ақша түсімдерін болжап, бөлесіз

Poster бұлтты кассасы

Сатуды жеделдету, қойма есебі мен қаржыны жолға қою үшін Poster-ді қосыңыз.

Тегін қолданып көру Көбірек білу

Басқарушылық есепті құрастырғанда нені ескеру керек

• Сату және түсім бюджеті — түсімді жоспарлаймыз.
• Өзіндік құн бюджеті — фудкостқа арналған шығындар
• Қорлар бюджеті — қойма қорларына арналған шығындар
• Шығыстар бюджеті -— бұл сіздің операциялық шығыстарыңыз
• Пайда мен залал шотын болжаймыз — P&L

Мейрамханадағы басқарушылық есеп қалай көрінеді

Есепте мейрамхананың қызметі, түсімі талданады және АҚҚ есебі жасалады. Мұндай кестені басқарушы құрастырып, 1 қаңтарға дейін 2 апта ішінде қаржы директорына жіберуі керек, ол оны түзетеді. Содан кейін кестені бекіту үшін иесіне жібереді, ал бекітілгеннен кейін жаңа жылды жаңа бюджетпен және маркетингпен бастау үшін барлық мекемелерге таратады.

Сондай-ақ мұндай есептер мен талдаулардың көмегімен:

• Жекелеген өнімдер бойынша түсімді болжауға
• Күндер бойынша жүктемені және айналымдылықты ескеруге
• Маркетингтік күнтізбені жүргізіп, ескеруге
• Мекемелерді тәуекелдерден сақтандыруға болады

Қоғамдық тамақтанудағы басқарушылық есеп жылдық және айлық болуы керек. Бірақ күнделікті және апталық есептер туралы да есте сақтаған жөн, мысалы, чектер бойынша аналитика туралы.

Мұндай есептерді талдау арқылы «төмендеп» кеткен кез келген көрсеткішті оңтайландыра аласыз. Жоспарды орындау үшін қанша қонақ тарту керектігін және көрсеткіштерді қалай түзетуге болатынын анықтай аласыз. Есептерді талдау негізінде маркетингтік жоспар үшін жаңа шешімдер ұсынуға болады. Барлық көрсеткіштерді талдауға болады. Мысалы, қызметкерлеріңіздің кестесін немесе мейрамхананың фудкостын. Логика қоғамдық тамақтанудың кез келген форматы үшін бірдей, сондықтан асханаға арналған есепке алу бағдарламасы да, мейрамханаға арналған жүйе де сол бір есептердің төңірегінде құрылады.

Фудкост — өзіндік құн мен сату бағасының пайыздық арақатынасы.

Фудкост базалық және нақты болады:

• Базалық (plate cost) — бұл тағамдағы өнімдердің өзіндік құны. Оның формуласы: өзіндік құн / мәзірдегі баға х 100%
• Нақты — бұл кезеңдегі фудкост, COGS (Cost of Goods Sold) — өткізілген өнімнің өзіндік құны. Формула: қорлар (бастапқы қалдық) + түсімдер — қорлар (соңғы қалдықтар) \ сатылым х 100%

Дәл нақты фудкостқа бағдар ұстаған жөн, өйткені оған өткізілмеген өнім, есептен шығару және т. б. кіреді.

Фудкосттың өсу себептері: пайызды қалай төмендетуге болады

Біріншісі — жеткізушідегі бағаның өсуі, мұны болдырмау үшін:

• Кіріс бағаларын үнемі бақылау
• Балама жеткізушілерді іздеу
• Қымбаттаған ингредиенттерді ауыстыру
• Маусымнан тыс позицияларды алып тастау
• Порцияларды азайту

Poster қалай жұмыс істейтінін өзіңіз көріңіз

Есепке алу бағдарламасының артықшылықтарын тегін әрі тіркелусіз бағалаңыз:

• Қаржылық есептер
• Қойма есебі
• Статистика және аналитика
• Маркетинг және т. б.

Демо көру

Келесі себеп — грамм мөлшерін сақтамау:

• Калькуляциялық карталарды тексеру
• Техкарталарды аспаздардың көз алдына ілу
• Әр цехқа таразы қою
• Залға берілетін тағамдардың салмағын үнемі бақылау
• Тауарды қабылдағанда сапаны бақылау — кенеттен тексерулер жасаңыз
• Қалдықты азайту: мұқият бөлшектеу және қалдықтарды пайдаланудың баламалары
• Қалдықты бөлшектеу актілерінде тіркеу

Жеткізушілерден артық сатып алу:

• Сатып алуды өткен кезеңдердегі сатылымды талдау негізінде жоспарлау
• Ас үйге арналған дайындамаларды жоспарлау
• Тұрақты түгендеу жүргізу
• Қалдықтарды талдап, сатылымды басқару (мысалы, акциялар)
• Тауарларды сақтау және ротациялау ережелерін сақтау
• Бағаны көтеру

Сондай-ақ labor-cost бар — бұл түсімге қатысты жалақы шығыстарының коэффициенті.

Labor-cost формуласы мынадай: (персоналға жұмсалған шығындар сомасы / түсім сомасы) х 100 = сан. Бұл сан пайызбен көрсетілген labor-cost көрсеткіші болып табылады.

Poster бұлтты кассасы

Сатуды жеделдету, қойма есебі мен қаржыны жолға қою үшін Poster-ді қосыңыз.

Тегін қолданып көру Көбірек білу

Мейрамхананың labor-cost құрамына не кіреді

• Еңбекақы төлеу қоры (ЕТҚ)
• ЕТҚ-ға салынатын салықтар
• Алименттер
• Топтық сақтандыру
• Персоналдың тамағы
• Сыйлықақылар
• Туған күндер мен кештер
• Медициналық қызмет көрсету

Коэффициенттердің тағы бірі — prime-cost. Мұнда labor-cost пен food-cost арақатынасын бірден есептейсіз.

Мейрамхана бизнесінде басқарушылық есепті қалай бақылауға болады

• Чек-листтер енгізіңіз
• Жоғарыда айтқан барлық есептерді жүргізіңіз
• Чектер бойынша аналитика
• Толымдылық бойынша аналитика
• Орташа чек бойынша аналитика
• Жеткізушілермен жұмысты бақылау
• Персоналмен жиналыстар
• Түгендеулер

Мейрамхана бизнесінде есеп қашан пайдасыз?

Ақпарат шешім қабылдауға әсер етпегенде, мысалы:

• Жоғары фудкост
• Жоспарланбаған шығыстар
• Түсім тапшылығы

Мейрамханаға арналған есепке алу бағдарламасындағы деректер дұрыс болмаса, сізде:

• жаңа қонақтардың есебі жоқ
• калькуляциялар қате
• тауар қалдықтары тұрақты

Қайда бара жатқаныңызды және мақсаттарыңыз қандай екенін білмесеңіз, есеп сізге көмектеспейді. Басқарушылық есепте бәрін тіркеп, жоспарға енгізу керек. Және міндетті түрде төлем күнтізбесін жүргізіңіз.

Төлем күнтізбесінің мысалы:

Төлем күнтізбесі тек сізді ғана емес, командаңызды да жүйелейді. Күнтізбенің тармақтары:

• Кірістер мен шығыстар бабы
• Түсімдер мен төлемдер келетін жобаның атауы
• Контрагенттің атауы
• Ақшаның түсу және есептен шығарылу күні
• Төлем мен түсімнің сомасы
• Түсініктеме

Тағы не істеуге болады?

• Кірістер мен шығыстарды жоспарлау, бюджет құру
• Көрсеткіштерді тек ақшамен ғана емес, %-бен де тіркеу
• Шығыстарды есептеу әдісімен ескеру, жұмыс пен бюджетке түзетулер енгізу
• Тауар қалдықтары мен рұқсат етілген берешек бойынша нормативтік көрсеткіштер енгізу
• Нақты фудкостты есептеп, ауытқу себептерін анықтау үшін оны есепке алу жүйеңіздің деректерімен салыстыру
• Залалсыздық нүктесін есептеуді автоматтандыру
• Талдау үшін prime-cost алу және қаржылық резерв қалыптастыру үшін пайданы есептегенде амортизацияны ескеру
• Жеткізушілерден тек ең төмен баға алған жағдайда ғана несиеге алу

Міндеттемелерді төлеуге әрқашан ақшаңыз болса, демек сіз әрқашан пайдадасыз.

Бірақ сіз тек қайда қозғалу керектігін ғана емес, командаңызды соған ынталандыру керектігін де түсінуіңіз керек: жиналыстар өткізіп, шешімдеріңіздің себебін түсіндіріңіз. Бәсекелестерді, трендтерді үнемі зерттеп, талдаңыз, сонда сізді міндетті түрде табыс күтеді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Тақырып бойынша материалдар

• Кафе, мейрамханаға мәзір әзірлеу
• Мейрамхана немесе кафеге POS жүйесін қалай таңдауға болады
• Кафе немесе мейрамханаға CRM жүйесін қалай таңдауға болады
• Мейрамханадағы еңбекақы төлеу қоры
• Мейрамхананың шығындарын қалай қысқартуға болады: мейрамхана мен кафенің шығындарын басқару
• Мейрамханадағы шығасылар мен өнімдерді есептен шығару
• Мейрамханадағы тағамдардың маржиналдығы деген не
• Кафе мен мейрамханада тауарды қалай дұрыс қабылдауға болады
• Өңдеу кезіндегі өнім шығыны: мейрамханада қалдық пайызын қалай есептеуге болады
• Мәзір үшін тағамның калориясын автоматты түрде қалай есептеуге болады
• Қоғамдық тамақтанудағы тағам калькуляциясы: калькуляциялық картаны қалай құрастырып, есептеуге болады?
• Мейрамханалар мен кафелерге арналған тағамның технологиялық картасын қалай құрастыруға болады
• Мейрамханадағы орташа чек: мейрамхана немесе кафенің орташа чегін қалай арттыруға болады
• Мейрамхана мен кафедегі түгендеу
• Мейрамхана мәзірінің ABC-талдауы
• Мейрамхананың пайдасы
• Мейрамхананың қаржысын қалай басқаруға болады
• Қазақстандағы алкогольге лицензия: қалай алуға болады және қанша тұрады